Contoh Risalah Rapat

Risalah rapat bukan hanya lembar sontekan dari apa yang dikatakan pada rapat staf minggu lalu. Risalah dapat berupa dokumen hukum formal yang mewakili tindakan resmi dewan direksi perusahaan atau pimpinan entitas pemerintah. Karena notulen adalah catatan resmi bisnis dan kegiatan pemerintah, ada gunanya mengembangkannya secara efektif. Jika Anda menulis catatan tangan di atas kertas, mungkin akan membantu jika Anda memiliki formulir pracetak sehingga Anda dapat meletakkan informasi yang sesuai ke mana pun isinya. Anda juga bisa membuat formulir komputer jika membawa laptop atau notebook elektronik untuk digunakan saat rapat.

Informasi Header

Risalah termasuk header dari tanggal dan lokasi pertemuan. Catatan header yang hadir dan yang memiliki alasan ketidakhadiran, dan biasanya mengidentifikasi orang yang menjabat sebagai ketua rapat dan sekretaris rekaman. Rapat yang terjadi secara bersamaan di banyak tempat - misalnya, melalui konferensi video - biasanya mencatat kehadiran berdasarkan lokasi.

CONTOH:

Risalah Rapat Dewan Direksi Perusahaan A-1 4 Mei 2017 Ruang Dewan Eksekutif, Gedung Kantor Pusat Robert Johnson, ketua & Kyle McGregor, sekretaris rekaman Hadir: R.Johnson, M.Prez, J. Hatoyama, F.Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Materi Pengantar

Risalah biasanya dimulai dengan waktu yang tepat ketika petugas ketua meminta pertemuan untuk dipesan. Dalam kebanyakan pertemuan, item pertama dalam agenda termasuk perkenalan, sambutan dari ketua dan persetujuan risalah pertemuan sebelumnya. Catat poin-poin utama yang ditawarkan selama sambutan dari petugas ketua. Jika anggota menawarkan amandemen notulen rapat sebelumnya, catat perubahan tersebut dengan tepat.

CONTOH:

Tn. Johnson memutuskan pertemuan tersebut pada pukul 14:46. Setelah perkenalan informal, Johnson mengumumkan bahwa kucingnya baru-baru ini melahirkan enam anak kucing. Atas mosi Ms. Hawthorne, notulen rapat bulan Juli diadopsi dengan persetujuan bulat dengan pengecualian bahwa kata 'truk' di paragraf 15 dicoret dan diganti dengan kata 'semi traktor.'

Agenda Persetujuan

Meskipun setiap pertemuan memiliki struktur yang berbeda, pertemuan formal - terutama untuk kelompok pemerintah - biasanya dimulai dengan "agenda persetujuan", yang tidak lebih dari serangkaian laporan dan pernyataan yang tidak memerlukan pemungutan suara. Agenda persetujuan sering kali mencakup korespondensi, laporan dari komite dan materi informasi saja.

Catat poin-poin utama untuk setiap item yang dibahas selama agenda persetujuan, dengan mengidentifikasi subjek percakapan dan komentar utama apa pun yang ditawarkan oleh anggota selama diskusi terbuka.

CONTOH:

Nyonya Smith membacakan catatan surat dari Perusahaan Manufaktur XYZ tertanggal 4 November. Surat tersebut memuji profesionalisme divisi transportasi dalam mempercepat pengiriman produk terkenal. Mr Perez, atas nama divisi transportasi, mengatakan bahwa XYZ melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam memberikan instruksi rute yang terperinci.

Agenda Bisnis

Agenda bisnis adalah tempat tindakan - bagian dari pertemuan di mana anggota berdebat dan memberikan suara pada berbagai item tindakan. Untuk notulen formal, sekretaris harus menuliskan mosi aktual yang sedang dipilih dan penghitungan suara yang sebenarnya, termasuk siapa yang memilih dan menentang pertanyaan tersebut. Biasanya, sekretaris juga menangkap ringkasan debat, termasuk poin-poin utama yang dibuat oleh setiap anggota yang berbicara.

Secara teknis, tidak ada yang namanya suara untuk "abstain". Abstain berarti tidak memilih sama sekali. Orang yang ingin mencatat bahwa mereka tidak mendukung atau menentang suatu masalah harus memilih "hadir" sebagai gantinya.

CONTOH:

Johnson membuka diskusi tentang faktur dari ABC Widgets sebesar $ 21.434,87. Ibu Hatoyama mengatakan bahwa tagihan tersebut telah disetujui oleh komite keuangan minggu lalu. Mr Michaels mengatakan dia mendukung pekerjaan yang sedang berlangsung dengan Widget ABC. Hatoyama pindah untuk menyetujui faktur dari ABC Widgets, Inc., sebesar $ 21.434,87. Ms. Sandborn diperbantukan. Motion dilakukan 4-2, dengan Hatoyama, Sandborn, Michaels dan Smith mendukung dan Perez dan Clark menentang.

Materi Penutup

Kebanyakan menit biasanya berakhir dengan waktu rapat ditunda. Berita acara ditandatangani oleh ketua dan sekretaris pencatatan, meskipun sekretaris adalah anggota pemungutan suara kelompok, maka tanda tangan sekretaris saja sudah cukup.

CONTOH:

Johnson menunda pertemuan pada pukul 19:14. Pertemuan berikutnya dijadwalkan pada 5 Agustus pukul 3 sore di ruang dewan eksekutif.

Ditandatangani, Robert Johnson, ketua Kyle McGregor, sekretaris rekaman