Apa Hukuman bagi Pemberi Kerja untuk W-2 yang Terlambat?

Setiap tahun, pemberi kerja harus memberikan formulir W-2 kepada karyawan mereka, yang menunjukkan gaji dan uang lain yang dibayarkan kepada pemberi kerja untuk tahun tersebut dan pajak yang dipotong dari pembayaran ini. Karyawan menggunakan formulir ini untuk mengajukan pengembalian pajak mereka. Anda diharuskan untuk memberikan formulir ini kepada karyawan Anda selambat-lambatnya 31 Januari. Kegagalan untuk melakukannya, atau untuk mengajukan salinan W-2 kepada majikan Anda sebelum batas waktu IRS, dapat mengakibatkan hukuman.

Batas Waktu Pengajuan W-2

Anda harus melengkapi karyawan Anda dengan salinan W-2 mereka sebelum 31 Januari setiap tahun. Bagi IRS, ini berarti formulir harus sudah dikirim sebelum tanggal ini, meskipun karyawan belum menerima formulir. Jika Anda merasa tidak dapat menyiapkan formulir sebelum tanggal ini, Anda dapat meminta perpanjangan dengan menulis ke IRS dan menjelaskan alasan Anda tidak dapat memberikan W-2 kepada karyawan Anda sebelum 31 Januari. IRS tidak berkewajiban untuk mengabulkan permintaan Anda untuk perpanjangan.

Anda juga diharuskan untuk mengirimkan salinan W-2 Anda, bersama dengan W-3 yang meringkas informasi tentang W-2, ke IRS selambat-lambatnya 29 Februari. Jika Anda memenuhi syarat untuk mengajukan pengembalian ini secara elektronik, tenggat waktu adalah 2 April.

Hukuman Keuangan karena Gagal Mengajukan Tepat Waktu

Jika Anda gagal mengajukan W-2 tepat waktu, IRS dapat menilai denda $ 50 per W-2 jika Anda mengajukan formulir yang benar dalam waktu 30 hari sejak tanggal jatuh tempo: Denda maksimum adalah $ 536.000 per tahun atau $ 187.500 untuk bisnis kecil. Jika Anda mengajukan antara 30 hari dari tanggal jatuh tempo dan 1 Agustus, denda meningkat menjadi $ 100 per formulir, dengan denda maksimum $ 1.609.000, atau $ 536.000 jika Anda menjalankan bisnis kecil.

Kegagalan untuk mengajukan formulir sebelum 1 Agustus menghasilkan denda $ 260 per W-2, atau $ 1.072.500 setahun untuk usaha kecil dan $ 3.218.500 per tahun untuk orang lain. Bisnis kecil adalah bisnis dengan penerimaan kotor sebesar $ 5 juta atau kurang untuk tiga tahun pajak terakhir.

Penilaian Penalti Lainnya

Selain gagal mengajukan tepat waktu, Anda dapat dinilai hukuman jika Anda mengajukan formulir yang salah atau tidak lengkap, atau jika formulir yang Anda ajukan tidak terbaca. Jika Anda perlu mengajukan 250 W-2 atau lebih, IRS meminta Anda untuk mengajukan e-file; mengirimkan formulir kertas malah dapat mengakibatkan denda. Anda dapat menghindari hukuman jika Anda dapat menunjukkan kegagalan Anda untuk mengajukan karena keadaan di luar kendali Anda dan bukan karena kelalaian yang disengaja.

Memperbaiki Kesalahan pada Formulir W-2

Jika Anda membuat kesalahan pada Formulir W-2 asli, Anda dapat menerbitkan formulir baru dengan koreksi yang dilakukan. Anda harus memberi tahu IRS tentang revisi tersebut. Jika bisnis Anda tutup sepanjang tahun, Anda masih harus memberikan W-2 kepada mantan karyawan Anda. Meskipun Anda menggunakan layanan penggajian atau pihak ketiga lainnya untuk mengajukan W-2 untuk Anda, Anda tetap bertanggung jawab untuk memastikan formulir diisi dengan benar dan tepat waktu.