Cara Membuat Folder Email untuk Orang Tertentu di Outlook

Secara default, email apa pun yang Anda terima melalui Microsoft Outlook akan secara otomatis masuk ke kotak masuk utama Anda. Namun, seringkali berguna untuk mengatur pesan ke dalam folder berdasarkan siapa yang mengirimnya. Anda dapat melakukan ini untuk secara otomatis menyorot email dari vendor atau pelanggan penting atau untuk memisahkan email dari milis. Apa pun alasannya, Anda dapat dengan mudah membuat aturan di Outlook untuk secara otomatis memasukkan email tertentu ke folder tertentu.

Buat Folder di Outlook

Outlook memungkinkan Anda membuat folder untuk mengatur email sesuai keinginan Anda. Ini adalah tambahan untuk folder default seperti kotak masuk, kotak keluar, folder terkirim, dan folder konsep.

Untuk menambahkan folder, klik kanan dalam daftar folder Anda dan klik "Tambahkan Folder." Ketikkan nama untuk folder tersebut dan tekan Enter.

Anda dapat menyeret pesan antar folder untuk menatanya secara manual atau menyiapkan aturan filter Outlook untuk mengirimkannya ke folder yang Anda inginkan berdasarkan berbagai karakteristik.

Siapkan Aturan Email Outlook

Anda dapat membuat aturan di Outlook untuk menentukan bagaimana kumpulan email tertentu diproses.

Untuk melakukannya, klik kanan pesan dengan karakteristik yang Anda minati, lalu klik "Aturan". Anda akan ditanya apakah Anda ingin membuat aturan berdasarkan siapa yang mengirim dan menerima email. Jika Anda melakukannya, klik opsi itu. Untuk melihat opsi lainnya, seperti aturan berdasarkan domain, seperti example.com, yang mengirim email atau konten baris subjek, klik "Buat Aturan".

Kemudian, Anda akan ditanyai apa yang Anda ingin Outlook lakukan dengan email yang sesuai dengan aturan. Klik kotak "Pindahkan item ke folder " dan pilih folder jika Anda ingin meletakkan email yang cocok dengan aturan yang ditetapkan di folder tertentu. Klik "OK" untuk menyimpan aturan.

Anda akan ditanya apakah Anda ingin menjalankan aturan pada pesan yang sudah diterima. Jika Anda melakukannya, klik "OK."

Jalankan Aturan di Email yang Ada

Jika Anda ingin menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada setelah Anda membuatnya, Outlook akan membiarkan Anda melakukannya. Pertama, klik "tab File". Klik "Kelola Aturan & Peringatan " dan di bawah "Aturan Email", klik "Jalankan Aturan Sekarang".

Centang kotak di samping setiap aturan yang ingin Anda terapkan. Pilih folder tempat Anda ingin menerapkan aturan dengan pemilih "Jalankan di Folder" . Di bawah " Terapkan aturan ke", pilih apakah Anda ingin menerapkan aturan ke semua pesan atau hanya untuk pesan yang sudah dibaca atau belum dibaca. Klik "Jalankan Sekarang" untuk menjalankan aturan.

Hapus Aturan yang Ada

Anda mungkin berubah pikiran tentang salah satu aturan filter email Anda. Jika itu terjadi, Anda dapat menghapusnya.

Klik tab "File" , lalu klik "Kelola Aturan & Peringatan". Di bawah "Aturan Email", pilih aturan yang ingin Anda hapus. Klik tombol "Hapus". Saat diminta, klik "OK" untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus aturan.

Email yang sudah ada yang telah diproses oleh aturan tidak akan terpengaruh.

Uji Aturan Email Anda

Sebaiknya uji aturan email setelah Anda membuatnya untuk memastikan bahwa aturan tersebut berfungsi dengan baik. Anda dapat melakukan ini dengan menerapkan aturan ke pesan yang ada saat diminta untuk melakukannya atau dengan menunggu email yang cocok dengan aturan tersebut tiba.

Jika aturan berlaku untuk siapa yang mengirim pesan, Anda dapat menunggu orang tersebut mengirimi Anda pesan atau, jika itu adalah kolega atau teman, minta mereka untuk mengirimi Anda pesan percobaan. Periksa apakah pesan dirutekan ke folder khusus atau ke kotak masuk biasa Anda. Jika pesan tidak berada di tempat yang tepat, coba hapus aturan dan coba buat lagi.