Keuntungan & Kerugian dari Spreadsheets

Dalam bisnis, perencanaan strategis sangat penting dan membutuhkan informasi yang valid untuk membuat keputusan kunci. Memilih alat yang tepat untuk memasukkan, melacak, menganalisis, dan menyimpan data akan membantu pemilik dan manajer bisnis membuat pilihan terbaik untuk bisnis perusahaan mereka. Salah satu komponen dalam rangkaian produktivitas perangkat lunak adalah spreadsheet. Spreadsheet populer di kalangan akuntan dan di antara mereka yang suka mengumpulkan dan melacak data, namun ada beberapa batasan, yang mungkin tidak menjadikannya pilihan terbaik untuk setiap aplikasi kantor.

Keuntungan: Mengatur Data

Spreadsheet sering kali menjadi alat bantu untuk mengumpulkan dan mengatur data, yang merupakan salah satu kegunaannya yang paling sederhana. Informasi dapat dengan mudah ditempatkan dalam kolom dan baris yang rapi dan kemudian diurutkan berdasarkan jenis informasi. Meskipun kumpulan data yang besar mungkin terlalu banyak untuk dilihat dalam keadaan mentahnya, alat dalam program memungkinkan pengguna untuk membuat presentasi di mana data dianalisis dan dicolokkan ke dalam diagram lingkaran atau tabel agar mudah dilihat dan diinterpretasikan.

Kerugian: Bias Pengguna

Namun, sisi negatifnya adalah bahwa hanya informasi yang dipilih pengguna untuk analisis yang disertakan dalam presentasi ini, dan oleh karena itu, informasi terkait lainnya yang dapat memengaruhi pengambilan keputusan mungkin dikecualikan, secara tidak sengaja. Untuk membuat pelaporan data lebih mudah digunakan dan komprehensif, perusahaan memilih untuk menggunakan alat pelaporan seperti Tableau dan Qlik, daripada hanya mengandalkan spreadsheet.

Keuntungan: Merampingkan Perhitungan

Tidak ada yang suka menghabiskan seluruh waktunya di tempat kerja untuk melakukan penghitungan berulang. Daya tarik spreadsheet yang luar biasa adalah program ini melakukan semua perhitungan matematika untuk pengguna. Setelah rumus ditulis dan program memiliki perintah yang ditetapkan, kalkulasi kompleks dapat dengan mudah dihitung untuk data terkait yang telah dimasukkan. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menanyakan jenis pertanyaan "bagaimana jika" dan dengan mudah mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan tanpa perlu mengulang kalkulasi.

Misalnya, jika spreadsheet disiapkan untuk menghitung laba kotor Anda, ketika variabel apa pun seperti biaya per unit, biaya pengiriman, atau diskon penjualan diubah, perangkat lunak secara otomatis menghitung ulang laba kotor baru berdasarkan informasi baru.

Kerugian: Mempelajari Syntax Membutuhkan Keterampilan

Bagian yang sulit bagi banyak pengguna, adalah bahwa kalkulasi harus dimasukkan ke dalam spreadsheet sebagai rumus. Ini membutuhkan pembelajaran sintaks yang benar untuk setiap jenis perhitungan yang ingin Anda buat. Meskipun banyak kelas tersedia untuk mempelajari keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan rumus ini, banyak pengguna masih merasa kesulitan. Jika sintaksnya salah, program tidak akan mengembalikan informasi yang benar saat kalkulasi dijalankan. Selain itu, jika pengguna memasukkan data yang salah, meskipun hanya dalam satu sel spreadsheet, semua penghitungan dan sel terkait akan terpengaruh dan memiliki data yang salah.

Keuntungan: Akses Banyak Pengguna

Dalam lingkungan kerja kolaboratif saat ini, banyak pengguna dalam sebuah kantor sering kali memerlukan akses ke dokumen yang sama. Jika menggunakan Microsoft Excel, spreadsheet dapat dibagikan, tetapi hanya satu pengguna yang dapat mengubah data dalam satu waktu. Jika salinan lokal dibuat dan diperbarui, pengguna lain tidak akan memiliki akses ke data baru. Google Sheets menawarkan solusi berbagi file dan memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses dan memperbarui satu formulir.

Ketahuilah bahwa, dalam kedua kasus, tidak ada riwayat file. Oleh karena itu, siapa pun yang membuat perubahan kapan pun, ketika ada perubahan, riwayat informasi sebelumnya akan hilang.

Kerugian: Kurangnya Keamanan

Kerugian spreadsheet lainnya adalah kurangnya keamanan untuk file Anda. Biasanya, spreadsheet tidak begitu aman dan oleh karena itu berisiko lebih besar mengalami kerusakan data atau salah kelola informasi. File yang berisi informasi keuangan sensitif mungkin tidak aman dari peretas, meskipun dilindungi sandi.

Oleh karena itu, jenis perangkat lunak pengumpulan data lainnya mungkin merupakan pilihan yang lebih sesuai. Access, Oracle, atau bentuk lain dari database relasional telah dibangun dengan perlindungan yang melindungi integritas data dan mencegah reorganisasi informasi. Misalnya, dalam spreadsheet, pengguna mungkin mengurutkan kolom informasi dan mungkin secara tidak sengaja menyebabkan informasi terkait, seperti nama depan dan belakang, menjadi tidak sinkron. Sebaliknya, database akan menyimpan semua bagian record yang bersatu, sehingga memastikan integritas data yang lebih baik.