Cara Mengarsipkan Folder di Outlook untuk Mengosongkan Ruang

Tidak memiliki cukup ruang kosong di kotak surat Anda berpotensi menyebabkan Anda kehilangan komunikasi penting jika mereka datang dengan kotak surat Outlook Anda penuh. Meskipun sebagian besar layanan email memberi Anda ruang penyimpanan yang cukup, Anda mungkin ingin mengarsipkan folder Anda untuk mengosongkan ruang tambahan di kotak surat Anda. Menggunakan Microsoft Outlook, Anda dapat secara otomatis mengarsipkan item folder yang sesuai dengan kriteria Anda, seperti item yang lebih lama dari tiga bulan. Anda juga dapat mengonfigurasi folder tertentu agar secara otomatis diarsipkan menggunakan fitur Arsip Otomatis Outlook.

Mengarsipkan Folder secara Otomatis

Anda dapat mengonfigurasi folder di Outlook untuk secara otomatis mengarsipkan email di atas usia tertentu.

  1. Pilih Folder untuk Diarsipkan

  2. Buka folder di Outlook yang ingin Anda arsipkan. Misalnya, klik "Mail" di panel navigasi, lalu klik "Inbox."

  3. Buka Pengaturan Outlook AutoArchive

  4. Klik tab "Folder", lalu klik tombol "Pengaturan Arsip Otomatis" di grup Properti dari pita Folder untuk membuka properti Arsip Otomatis folder.

  5. Pilih Seberapa Sering Mengarsipkan

  6. Klik tombol radio di samping "Arsipkan Folder Ini Menggunakan Pengaturan Ini", lalu pilih seberapa sering Anda ingin mengarsipkan folder tersebut. Misalnya, masukkan "3 Bulan" ke pemilih di samping Bersihkan Item yang Lebih Lama Dari.

  7. Pilih Cara Mengarsipkan Data

  8. Klik tombol radio di samping salah satu opsi untuk cara menangani item yang diarsipkan. Direkomendasikan agar Anda memilih "Pindahkan Item Lama ke Folder Arsip Default" kecuali Anda memiliki lokasi lain yang Anda inginkan untuk menyimpan arsip Anda.

  9. Simpan Pengaturan Anda

  10. Klik tombol "OK" untuk menyimpan perubahan pada properti folder dan mengaktifkan pengarsipan. Proses pengarsipan mungkin memerlukan waktu beberapa menit untuk diselesaikan tergantung pada ukuran folder.

Kosongkan Ruang Secara Manual

Dalam beberapa kasus, Anda ingin agar Outlook mengarsipkan folder sesuai permintaan. Anda dapat melakukan ini menggunakan fitur arsip manual.

  1. Buka Menu File

  2. Klik menu "File" di Outlook.

  3. Gunakan Menu Alat Pembersih

  4. Klik tombol tarik-turun "Alat Pembersih" di samping Pembersihan Kotak Surat di bawah submenu Info, lalu klik "Arsipkanā€¦"

  5. Pilih Folder untuk Diarsipkan

  6. Klik nama folder yang ingin Anda arsipkan. Misalnya, klik "Kotak Masuk" di bawah folder akun email Anda.

  7. Pilih Email Yang Akan Diarsipkan

  8. Masukkan tanggal ke dalam bidang di samping "Arsipkan Item Lebih Lama Dari", atau klik panah dan pilih tanggal, untuk mengarsipkan item dengan tanggal sebelum entri Anda. Misalnya, masukkan "1/1/18" untuk mengarsipkan item folder yang dibuat sebelum tahun 2018.

  9. Tentukan Tempat Menyimpan Data

  10. Klik tombol "Jelajahi" jika Anda ingin memilih lokasi khusus untuk arsip Anda. Anda disarankan untuk tidak mengubah lokasi file arsip. Klik tombol "OK" untuk memulai proses pengarsipan.

Mencegah Kehilangan Data

Secara default, item yang Diarsipkan disimpan di folder "File Outlook" di Dokumen Saya.

Beberapa server Microsoft Exchange mungkin membatasi atau menonaktifkan kemampuan Anda untuk mengarsipkan item sesuai dengan kebijakan penyimpanan email organisasi. Pastikan Anda memahami kebijakan dan batasan perusahaan Anda sebelum Anda berisiko kehilangan data atau secara tidak sengaja melanggar aturan tentang berapa lama email disimpan. Konsultasikan dengan departemen TI Anda jika Anda memilikinya untuk informasi lebih lanjut tentang berapa lama data yang diarsipkan disimpan.

Item yang Anda arsipkan dapat dihapus sepenuhnya dari server email Anda. Sebaiknya buat cadangan folder File Outlook Anda untuk menghindari kehilangan akses ke item yang diarsipkan. Sekali lagi, pastikan Anda melakukannya sesuai dengan kebijakan organisasi Anda jika Anda menggunakan Outlook di tempat kerja.

Jika Anda memiliki banyak ruang tanpa pengarsipan data, mungkin tidak perlu menggunakan fitur arsip Outlook. Alih-alih, Anda mungkin ingin mengatur email ke dalam folder atau menyimpannya sedemikian rupa sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan apa yang Anda butuhkan.