Bagaimana Membuat Potongan Gaji untuk Karyawan

Laporan gaji, atau potongan gaji, memudahkan karyawan untuk melacak pendapatan mereka dan mengajukan pinjaman, hipotek, atau kartu kredit. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda dapat menggunakan program potongan pembayaran gratis untuk membuat slip gaji bagi staf Anda. Sebagian besar program perangkat lunak akuntansi juga menawarkan opsi ini. Sebelum memulai, pastikan Anda mengetahui apa yang termasuk dalam potongan pembayaran.

Tip

Pemilik usaha kecil dapat menggunakan generator rintisan berbayar atau mengunduh templat rintisan berbayar gratis dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan mereka. Program perangkat lunak akuntansi dan penggajian, seperti Xero dan Sage, memiliki alat bawaan untuk membuat slip gaji online.

Apa itu Pay Stub?

Potongan gaji menampilkan gaji yang diperoleh untuk periode tertentu, bersama dengan potongan pribadi, pajak, kontribusi karyawan, dan detail relevan lainnya. Catatan ini menginformasikan pekerja bagaimana upah mereka dihitung. Biasanya, potongan gaji dilampirkan pada gaji mereka atau diterbitkan dalam format digital. Jika Anda membayar staf Anda dengan setoran langsung, Anda dapat memberikan potongan pembayaran elektronik.

Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, Undang-Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil tidak mewajibkan pemberi kerja untuk mengeluarkan slip gaji, tetapi mereka masih perlu menyimpan catatan tentang gaji dan jam kerja karyawan mereka. Dokumen-dokumen ini mengonfirmasi bahwa pekerja Anda diklasifikasikan sebagai karyawan - bukan kontraktor - dan bahwa Anda membayar pajak gaji, catat Policy Matters Ohio. Bergantung pada peraturan di negara bagian Anda, Anda dapat menerbitkan potongan gaji dalam format digital atau kertas dan mengirimkannya ke karyawan Anda pada hari gajian. Pastikan Anda menyertakan informasi berikut:

  • Nama dan alamat perusahaan
  • Nama karyawan, alamat dan nomor Jaminan Sosial
  • Penghasilan kotor dan bersih
  • Jam kerja dan tarif per jam untuk periode pembayaran
  • Tanggal mulai dan akhir periode pembayaran
  • Asuransi kesehatan dan potongan lainnya
  • Kontribusi karyawan
  • Pajak dipotong
  • Pembayaran kembali, lembur atau bonus (jika berlaku)
  • Cuti sakit yang masih harus dibayar (diwajibkan di beberapa negara bagian)

Misalnya, pemberi kerja yang berbasis di California diharuskan memberikan slip gaji dalam format kertas dan mencatat semua pemotongan dengan tinta, menurut Society for Human Resource Management. Beberapa negara bagian, seperti Alabama, Arkansas, Florida dan Louisiana, tidak mewajibkan majikan untuk memberikan potongan gaji, lapor Interfaith Worker Justice.

Buat Pay Stub Online

Sebagai pemberi kerja, merupakan kepentingan terbaik Anda untuk memberikan slip gaji kepada anggota staf Anda sehingga mereka memahami perbedaan antara gaji kotor dan gaji bersih. Mereka mungkin juga membutuhkan dokumen-dokumen ini untuk menyewa rumah atau apartemen, mengajukan pinjaman atau mendapatkan hipotek. Selain itu, karyawan dapat menggunakan slip gaji mereka untuk memverifikasi apakah mereka memenuhi syarat untuk program jaring pengaman. Sederhananya, slip gaji berfungsi sebagai bukti pendapatan.

Ada beberapa cara untuk membuat potongan pembayaran. Misalnya, Anda dapat mengakses Formulir Hukum atau Pembuat Rintisan dan mengunduh templat rintisan berbayar gratis. Isi dan kirimkan ke staf Anda dalam format digital atau kertas. Kantor Komisaris Tenaga Kerja California dan situs web negara bagian lainnya juga menawarkan templat rintisan pembayaran gratis. Jika templat tersedia dalam format PDF, Anda dapat menggunakan Adobe Acrobat DC atau editor PDF lain untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan Anda.

Pilihan lainnya adalah dengan menggunakan generator rintisan berbayar gratis. Shopify, misalnya, menawarkan fitur ini dan tidak memerlukan akun pengguna. Isi formulirnya, dan Anda siap melakukannya. FormPros mengenakan sedikit biaya untuk setiap potongan pembayaran yang dihasilkan, tetapi memiliki lebih banyak fitur daripada Shopify dan alat gratis lainnya. Program ini dapat secara otomatis menghitung pendapatan kotor dan bersih, pemotongan, pajak, dan kontribusi berdasarkan undang-undang di negara bagian Anda.

Sebagian besar program akuntansi dan penggajian memiliki generator rintisan pembayaran bawaan. Jika Anda berlangganan Sage, Patriot Software atau Xero, Anda tidak perlu membayar ekstra untuk opsi ini. Plus, Anda mendapatkan pengaturan penggajian gratis, alat manajemen inventaris, pemrosesan pembayaran setoran langsung, dan fitur praktis lainnya.