Bagaimana Prosedur Dokumentasi Berkontribusi pada Pengendalian Internal yang Baik?

Perusahaan menerapkan kontrol internal untuk membatasi risiko. Risiko yang mungkin terjadi termasuk kerugian, kinerja kontrak yang buruk, kualitas buruk dan ketidakpatuhan terhadap peraturan. Prosedur dokumentasi merinci dokumen yang dibutuhkan perusahaan untuk menerapkan sistem kontrolnya dan menetapkan tanggung jawab untuk tugas dan tindakan. Bisnis kecil biasanya membutuhkan lebih sedikit dokumentasi atau kontrol daripada operasi yang lebih besar karena setiap karyawan menjalankan beberapa fungsi pekerjaan dan tanggung jawabnya lebih jelas. Prosedur dokumentasi yang efektif yang menghasilkan kontrol efisien minimum dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi usaha kecil.

Organisasi

Basis pengendalian internal yang efektif adalah bagan organisasi yang mencakup uraian tugas. Prosedur dokumentasi harus menentukan bahwa uraian tugas secara jelas merinci tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi di perusahaan. Prosedur dokumentasi menetapkan tanggung jawab untuk persiapan dan pemutakhiran bagan organisasi dan bagaimana perusahaan menggunakan bagan tersebut. Biasanya karyawan menerima salinan dengan rincian tentang posisi dan uraian pekerjaan mereka saat mulai bekerja.

Kebijakan dan prosedur

Prosedur dokumentasi biasanya menetapkan bahwa manual karyawan harus berisi semua kebijakan dan dokumentasi prosedur yang relevan. Mereka merinci apa yang harus dimasukkan dalam manual, siapa yang bertanggung jawab untuk menulis dan memperbarui kebijakan dan prosedur, dan bagaimana perusahaan mengkomunikasikannya kepada karyawan. Prosedur dokumentasi biasanya menetapkan bahwa karyawan menerima salinan manual ketika mereka mulai bekerja, tanda bahwa mereka menerimanya dan setuju untuk mematuhi kebijakan dan prosedur. Mereka menerima pembaruan saat terjadi.

Otorisasi dan Persetujuan

Bagan organisasi yang terdokumentasi dan manual karyawan membentuk dasar untuk pengendalian internal tetapi mereka harus berisi tindakan pengendalian yang sebenarnya. Prosedur dokumentasi merinci tindakan tersebut. Mereka menjelaskan dokumen yang mencantumkan karyawan yang dapat mengambil keputusan dan yang dapat menyetujui pengeluaran. Setiap dokumen semacam itu harus menentukan dengan tepat apa yang dapat diizinkan atau disetujui oleh karyawan, bentuk persetujuan atau otorisasi apa yang akan diambil dan batasannya. Contoh tipikal adalah bahwa karyawan tertentu diberi wewenang untuk menyetujui pembelian hingga $ 10.000 dengan menginisialisasi daftar permintaan yang sesuai.

Dokumentasi Pendukung

Sistem pengendalian internal yang kuat mengandalkan dokumentasi pendukung untuk merinci dasar pengambilan keputusan. Prosedur dokumentasi menentukan keputusan apa yang membutuhkan dokumentasi pendukung dan merinci sifatnya. Misalnya, persetujuan pesanan pembelian mungkin memerlukan daftar permintaan. Prosedur dokumentasi menetapkan bahwa seorang karyawan harus menyiapkan daftar permintaan sebelum meminta persetujuan pesanan pembelian, dan merinci informasi yang harus dimuat dalam daftar permintaan tersebut.

Pelaporan

Elemen kunci dalam pengendalian internal adalah pelaporan informasi penting perusahaan. Prosedur dokumentasi memperkuat pengendalian internal dengan menetapkan informasi apa yang harus disertakan dalam laporan tersebut, siapa yang bertanggung jawab atas penyusunannya dan siapa yang akan menerima laporan tersebut. Beberapa laporan berisi informasi rahasia, dan prosedur dokumentasi harus menentukan laporan mana yang sensitif dan merinci langkah-langkah keamanan yang sesuai.

Rekonsiliasi

Bahkan dalam usaha kecil, prosedur dokumentasi menghasilkan berbagai dokumen yang memiliki sumber independen. Metode efektif untuk memverifikasi keakuratannya adalah dengan melakukan rekonsiliasi antara data pembanding dari penulis yang berbeda. Prosedur dokumentasi harus menentukan rekonsiliasi apa yang harus dilakukan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Ini harus merinci metode untuk menangani perbedaan dan menetapkan tanggung jawab untuk menyelesaikan perbedaan.