Apa Itu Model Organisasi?

Melihat daftar dari beberapa perusahaan teratas di dunia membuktikan satu hal, model organisasi untuk kesuksesan bervariasi seperti produk yang dijual oleh perusahaan yang sukses. Model organisasi mendefinisikan hierarki, pengembangan tim, dan peran konsumen dalam cara bisnis beroperasi. Model terkadang menggabungkan berbagai struktur model untuk memenuhi kebutuhan konsumen secara paling efektif. Mengembangkan struktur yang tepat membutuhkan visi yang jelas dari kepemimpinan dengan implementasi yang konsisten.

Mendefinisikan Model Organisasi

Model organisasi Istilah adalah cara lain untuk menggambarkan struktur organisasi. Strukturnya bisa sederhana atau kompleks. Dalam meninjau lima model organisasi yang umum, tampak jelas bahwa struktur berkisar dari yang sangat sederhana hingga yang sangat kompleks. Pertimbangkan model berikut yang terlihat di pasar saat ini: Garis, Fungsional, Garis dan Staf, Berbasis Proyek, Matriks .

Masing-masing struktur ini, jika ditata dengan benar dalam bagan organisasi, menunjukkan rantai komando di organisasi mana pun. Ini membantu menentukan tanggung jawab dan manajemen alur kerja tim.

  1. Model Organisasi Lini adalah struktur hierarki yang sangat sederhana yang dapat memiliki CEO atas Direktur Operasi dan Direktur Administratif. Keduanya setara lateral, artinya keduanya tidak saling merespons tetapi memiliki tingkat pengaruh yang sama dalam struktur perusahaan. Di bawah masing-masing akan ditunjuk manajer area masing-masing dengan timnya sendiri. Sangat jelas bahwa satu orang berada di atas dengan arus delegasi dan manajemen menurun. Ini cenderung menjadi model operasional yang lebih kaku.

  2. Model Organisasi Fungsional terlihat mirip dengan model Garis kecuali bawahan hanya melapor ke manajer langsung di atasnya, mereka melapor ke dua manajer atau lebih. Model ini dirancang untuk membantu menjaga semua pihak terkait terlibat dengan informasi yang benar dengan mendapatkan semua informasi dari karyawan bawahan. Ini juga mencegah spesialisasi yang berlebihan pada satu pekerjaan untuk menjaga perusahaan tetap gesit dalam perubahan waktu.

  3. Model Lini dan Staf adalah struktur yang berfungsi dengan cara yang sama seperti model Lini kecuali setiap tingkat manajerial memiliki dinamika tambahan dari stafnya sendiri. Jadi, direktur melapor kepada CEO tetapi dapat melakukannya melalui staf pribadi CEO. Direktur dapat berbagi staf yang bukan merupakan tim bawahan dalam struktur tetapi mendukung kebutuhan administrasi Direktur.

  4. Model Berbasis Proyek menjadi jauh lebih dinamis dibandingkan dengan tiga jenis model garis yang didefinisikan di atas. Ketika ada perusahaan yang sangat berorientasi pada proyek, biasanya itu menunjuk tim dengan fungsi pekerjaan serupa untuk menyediakan sumber daya khusus kepada setiap tim. Sumber daya menjadi segera tersedia daripada dapat diakses di luar tim di departemen yang berbeda. Misalnya, perusahaan teknologi internet yang mengembangkan beberapa paket perangkat lunak baru mungkin memiliki tim untuk setiap paket baru yang menyertakan kumpulan pembuat kode, pengembang, perancang, analis, dan penguji sendiri.

  5. Model Matriks adalah model operasional yang paling dinamis dan cukup efektif untuk perusahaan yang menjalankan peluncuran produk, kampanye pemasaran, dan pengembangan secara bersamaan. Manajer mengawasi peran pimpinan departemen mereka dalam sebuah tim sambil terus memantau kemajuan semua tim. Hal ini memungkinkan manajer untuk menggabungkan sumber daya yang mungkin tidak dilihat oleh masing-masing tim di mikrokosmos proyek mereka sendiri. Misalnya, struktur Matriks perusahaan mungkin memiliki Manajer Pemasaran, Operasi, Keuangan, dan SDM yang mengawasi banyak proyek. Setiap proyek memiliki perwakilan di setidaknya satu tim. Jika manajer pemasaran melihat bahwa Tim A dan Tim C memiliki produk yang dapat diluncurkan sebagai satu paket, ia dapat mengarahkan sumber daya untuk memanfaatkan anggaran dan menggabungkan sumber daya grafis dan desain.

Mengevaluasi Kebutuhan Perusahaan

Seperti yang ditunjukkan oleh definisi model organisasi, perusahaan yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda. Terlepas dari struktur yang dipilih, anggota tim harus memahami tugas mereka dan kepada siapa mereka melapor. Jika elemen ini tidak jelas, kekacauan akan terjadi dan produktivitas turun.

Saat mempertimbangkan kebutuhan model organisasi perusahaan Anda, pertimbangkan industri Anda, sumber daya Anda, dan dinamika informasi yang harus mengalir. Perusahaan seperti Google menggunakan kombinasi struktur Berbasis Proyek dalam Model Matriks. Google adalah organisasi besar dengan sumber daya yang besar. Tujuan struktur ini adalah untuk mendorong lingkungan kreatif dengan akuntabilitas dan jaminan silang pemikiran, ide, dan aset. Google juga disebut sebagai organisasi yang agak "datar", yang berarti ada batasan pada judul yang digunakan untuk mendefinisikan orang. Gagasan di balik organisasi datar adalah bahwa gelar kurang penting daripada membangkitkan penghargaan tinggi dari individu berbakat yang dipandang sederajat. Google tidak sepenuhnya datar karena ada orang-orang yang memiliki gelar dalam organisasi.

Sebaliknya, pabrik tidak membutuhkan banyak kolaborasi dan jaminan aset. Salah satu Model Lini lebih tepat untuk memastikan kontrol kualitas tetap ada di setiap langkah operasi dan proses pemenuhan. Penting untuk memiliki hierarki tradisional yang tidak datar dalam jenis organisasi ini karena penginstal widget tidak dapat menyimpang dari tugasnya.

Lembaga keuangan yang lebih besar seperti JP Morgan Chase menggunakan Model Garis dan Staf untuk mengontrol informasi dan efisiensi. Kantor Eksekutif memiliki lebih dari sekedar CEO dan asisten eksekutifnya yang duduk di sudut kantor. Dia memiliki tim sumber daya untuk mengumpulkan, menganalisis, mengevaluasi, dan mengintegrasikan solusi dari data. Saat struktur turun hierarki, cabang terlihat lebih seperti tim yang berfungsi sama di seluruh tingkat hierarki.

Menciptakan Model Organisasi yang Tepat

Setelah Anda mengevaluasi kebutuhan perusahaan dan memilih modelnya, penting untuk menariknya keluar. Menggambarnya bisa di aplikasi Microsoft Office sederhana seperti Excel, PowerPoint atau Word. Masing-masing memiliki kemampuan untuk membuat bagan organisasi dengan mudah. Beberapa pemimpin bisnis suka menggambarnya terlebih dahulu di papan tulis besar. Apa yang Anda lakukan saat menggambar struktur organisasi adalah untuk menentukan alur kerja dan bagaimana setiap karyawan berfungsi dalam grup.

Tentu saja, ini penting bagi karyawan untuk mengetahui siapa atasan mereka, tetapi yang terpenting, jika tidak lebih penting bagi pemimpin bisnis untuk melihat bagaimana mereka dapat merancang mesin operasi yang paling efisien. Jika perusahaan memiliki kantor administrasi, gudang, dan pusat penjualan, penting untuk menjelaskan bagaimana unit-unit yang beroperasi secara independen tersebut bekerja sama. Tidak ada yang lebih buruk bagi sebuah bisnis karena memiliki satu unit utama melakukan sesuatu yang membutakan unit lainnya karena komunikasi tidak jelas.

Lihat apa yang Anda lakukan dan bagaimana Anda melayani klien Anda. Pastikan setiap segmen dalam proses memiliki akses dan pembaruan informasi terkait untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Misalnya, jika manajer pabrik tidak dapat membuat kuota unit bulanan karena badai yang mencegah pekerja masuk, pusat penjualan harus dapat memberikan pesanan apa pun yang berpotensi terjadi penundaan. Tanpa laporan produksi standar yang dikirim ke CEO dan direktur pusat penjualan, semua orang mengetahui masalah ini. Ini juga membuat CEO lebih efisien karena dia tidak perlu mengambil laporan untuk kemudian menyebarkannya ke pimpinan departemen lain.

Tren Model Organisasi

Tren menarik di pasar korporat untuk bisnis kecil adalah penggunaan ruang kantor co-working. Meskipun ruangan ini biasanya diperuntukkan bagi perusahaan dengan tidak lebih dari lima karyawan, sering kali perusahaan baru yang ingin menghemat uang untuk ruang kantor, mereka menunjukkan cerita yang sangat menarik tentang bagaimana perusahaan mencari struktur diri mereka sendiri. Ruang kantor co-working mungkin memiliki kantor sendiri-sendiri, tetapi banyak ruang kerja bersama yang kreatif memiliki berbagai bisnis yang bekerja berdampingan dalam denah lantai terbuka. Alasannya adalah orang menjadi terinspirasi dan diperkuat oleh ide, percakapan, dan umpan balik orang lain.

Meskipun ruang kerja bersama tidak mengembangkan struktur perusahaan untuk satu perusahaan, hal itu menggambarkan manfaat dari dinamika kerja yang datar di mana orang dianggap setara tetapi mungkin memiliki bakat dan keterampilan masing-masing (biasanya di perusahaan mereka sendiri di ruang kerja). Denah lantai terbuka ini tidak hanya untuk ruang kerja bersama. Facebook dan Apple adalah dua raksasa teknologi yang membuat seluruh konsep ini menjadi tren bagi banyak bisnis. Meskipun sangat berhasil untuk budaya perusahaan mereka, mirip dengan Google, ini tidak untuk setiap perusahaan.

Ada laporan bahwa seksisme dan bahkan kecemasan dapat meningkat dalam konsep denah lantai terbuka. Meskipun denah bukanlah struktur organisasi itu sendiri, ini adalah perwujudan dari cara kerja organisasi sehingga penting untuk dipertimbangkan. Beberapa orang berfungsi lebih baik ketika mereka memiliki lingkungan yang tenang. Yang lain bekerja lebih baik ketika mereka tidak merasa 10 orang melihat dari balik bahu mereka. Ini juga dapat menyebabkan klik berkembang yang mengarah pada masalah moral secara keseluruhan di kantor.

Perlu diingat bahwa Anda dapat memiliki Model Garis dengan pendekatan hierarki yang sangat kuat dalam denah lantai terbuka. Dengan kata lain, ini adalah ilusi dari lingkungan datar yang menonjolkan siapa pemimpinnya. Meskipun struktur fisik lingkungan terbuka berfungsi baik dengan tim kecil yang dibagi ke dalam area terbuka yang berbeda, mungkin tidak sesuai dengan struktur yang lebih linier.

Merestrukturisasi Struktur Operasional yang Ada

Jika Anda telah menguraikan dan menerapkan struktur operasional Anda dan menyadari bahwa itu tidak berfungsi, jangan takut untuk kembali ke papan gambar. Ambil model yang ada dengan menggunakan umpan balik dan analisis dari kepemimpinan Anda dan tentukan di mana celahnya. Jika semua informasi dikumpulkan di atas untuk didistribusikan kembali kepada mereka yang "perlu tahu", Anda mungkin menemukan masalah yang terus-menerus. Data mungkin tertunda sehingga memengaruhi kinerja. Pengawasan mungkin mencegah seseorang mendapatkan informasi atau pembaruan yang sangat dibutuhkan. Penyesuaian dari Model Garis ke Model Fungsional mungkin menjadi semua yang perlu terjadi dengan semua orang mendapatkan informasi saat diteruskan dari satu departemen ke departemen berikutnya.

Anda mungkin menemukan bahwa tim kecil tidak menyelesaikan tugas secara tepat waktu. Sebuah tim seringkali memiliki struktur yang datar dengan para spesialis. Anda mungkin perlu mengambil model ini dan menyesuaikannya untuk memberi setiap tim tingkat otoritas dan hierarki untuk menjaga produktivitas dan akuntabilitas tetap tinggi. Ingatlah bahwa strategi apa pun yang Anda terapkan di perusahaan Anda dapat berubah-ubah, baik itu strategi pemasaran, strategi pertumbuhan, atau bahkan strategi organisasi. Fluid berarti perusahaan selalu bergerak, pasar selalu berubah dan Anda harus mampu menyesuaikan cara Anda melakukan sesuatu agar tetap efektif dan menguntungkan.

Terkadang Anda hanya perlu mengubah model operasional. Ada kalanya Anda perlu merombak seluruh struktur perusahaan. Pikirkan tentang bagaimana menggabungkan model dengan cara yang dimiliki Google dapat membantu Anda membangun tim perusahaan yang lebih kuat secara keseluruhan.

Tip

Menerapkan perubahan besar secara bertahap untuk mencegah staf yang ada terlalu banyak dan membingungkan. Orang-orang terbiasa dengan satu metode dalam melakukan sesuatu dan merasa lebih mudah untuk membuat perubahan yang lebih kecil daripada keseluruhan perbaikan. Implementasi fase membantu mengurangi hambatan integrasi.