Apa Itu Kode Buku Besar?

Kode buku besar adalah angka yang Anda tetapkan ke entri debit atau kredit yang berbeda untuk membuat akuntansi lebih mudah dan lebih fungsional. Dengan menetapkan angka ke berbagai jenis hutang atau piutang, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu memasukkan data, dengan cepat menyortir informasi Anda dan menyiapkan laporan sederhana yang mungkin Anda gunakan satu kali atau sering.

Buku Besar

Buku besar adalah daftar sederhana dari pendapatan dan pengeluaran aktual Anda. Tidak seperti lembar anggaran yang mencantumkan perkiraan pendapatan dan pengeluaran Anda, atau laporan piutang atau hutang yang menunjukkan hutang atau hutang Anda, buku besar mencatat transaksi hanya saat terjadi. Bahkan jika Anda hanya memiliki satu rekening bank yang Anda gunakan untuk bisnis Anda, ada baiknya menyimpan buku besar untuk melihat kesalahan yang mungkin Anda atau bank Anda lakukan. Lakukan ini dengan melakukan rekonsiliasi bulanan, atau perbandingan buku besar Anda dengan laporan bank Anda.

Jika Anda menggunakan rekening koran, kartu kredit, dan jalur kredit untuk membayar tagihan bisnis Anda, buku besar memungkinkan Anda menyimpan semua pengeluaran Anda dalam satu dokumen.

Menggunakan Kode Ledger

Kode buku besar adalah angka yang Anda gunakan untuk menentukan hutang atau piutang berdasarkan jenisnya. Misalnya, Anda dapat menetapkan pembayaran telepon Anda dengan kode 100. Pembayaran listrik Anda mungkin 101. Setiap saat, Anda dapat menyortir dokumen Anda dengan kode buku besar untuk melihat berapa banyak Anda telah membayar untuk telepon atau utilitas.

Menetapkan Kode Buku Besar

Cara termudah untuk menetapkan kode buku besar umum adalah dengan memulai dengan angka, seperti 100, memberikan setiap kategori kredit atau debit berikutnya angka yang menambahkan satu angka lagi ke nomor tersebut. Dalam contoh ini, lima kode pertama Anda adalah 100, 101, 102, 103 dan 104. Untuk membuat kode Anda lebih berguna, tetapkan angka dengan arti tertentu untuk memudahkan pengurutan.

Misalnya, mulailah semua kategori debit dengan angka 1 dan semua kategori kredit dengan angka 2. Dua kode debit pertama Anda mungkin 100 dan 101, dan dua kode kredit pertama Anda adalah 200 dan 201. Ini akan membantu Anda menemukan semua dengan cepat dari debit atau kredit Anda. Tambahkan angka tambahan untuk mengelompokkan kategori pendapatan dan pengeluaran lainnya.

Contoh Pengkodean yang Digunakan

Jika Anda menjual iklan cetak majalah, spanduk di situs web Anda dan Anda menyewa daftar sirkulasi Anda, Anda dapat menetapkan semua pendapatan cetak dengan angka 2 setelah angka kode kredit pertama Anda, pendapatan spanduk Anda dengan 3 dan nomor daftar Anda dengan 4. Di dalam hal ini, entri Anda untuk iklan cetak adalah 120, untuk iklan spanduk 130, dan untuk sewa daftar 140. Anda dapat melanjutkan untuk memperpanjang ini.

Misalnya, jika Anda menjual iklan cetak berwarna dan hitam-putih, Anda dapat menetapkan angka ketiga kode Anda menjadi 1 untuk iklan berwarna dan 2 untuk iklan hitam putih. Jika Anda menggunakan kode empat angka, kode Anda untuk iklan cetak berwarna adalah 1210 dan kode untuk iklan hitam-putih adalah 1220. Ini memungkinkan Anda dengan cepat menentukan total penjualan cetak dan mengelompokkan berapa banyak yang berasal dari iklan berwarna.

Nama Vs. Angka

Daripada mengganti kode buku besar dengan kata-kata deskriptif, sertakan keduanya. Sekalipun Anda tahu bahwa kode buku besar 130 berarti pendapatan iklan spanduk, pemegang buku baru atau pengganti atau pembuat pajak mungkin tidak mengetahui kode Anda. Jika Anda atau pemegang buku sementara secara tidak sengaja salah memasukkan entri Anda, memiliki kata-kata di sampingnya dapat membantu Anda memperbaiki kesalahan dengan cepat.

Penyortiran / Total / Rata-rata

Selain menggunakan kode buku besar untuk menjalankan laporan satu kali, gunakan kode tersebut untuk membuat total dan rata-rata untuk kategori pendapatan dan pengeluaran. Ini membuat pembaruan waktu nyata setiap kali Anda membuat entri. Misalnya, melacak total pengeluaran telepon atau pengeluaran perlengkapan kantor bulanan rata-rata dengan sel “Total” dan “Rata-rata” memungkinkan Anda membandingkan kinerja saat ini dengan anggaran Anda tanpa harus menjalankan laporan terpisah.

Contoh Bagan Akun

Jika ragu tentang kemampuan Anda untuk menyiapkan sistem kode buku besar, pertimbangkan untuk menyewa pemegang buku atau akuntan untuk sementara waktu untuk menyiapkan sistem atau perangkat lunak pembukuan Anda. Pemeliharaan sistem yang ada umumnya lebih mudah daripada membangun dari bawah ke atas.

Contoh Rekening Tunai:

  • 1110 Uang Tunai di Bank
  • 1120 Kas Kecil

Contoh Akun Pendapatan:

  • 2110 Pendapatan yang Masih Harus Dibayar

  • 2120 Pendapatan Tunai
  • 2130 Pendapatan Non Tunai

  • 2140 Sumber Pembiayaan Lainnya

Contoh Hutang Jangka Pendek:

  • 3110 Hutang
  • 3120 Hutang Bunga
  • 3130 Klaim dan Pertimbangan Hutang

  • 3140 Hutang Kontrak