Keuntungan & Kerugian Anggaran Item Baris

Tidaklah mengherankan jika begitu banyak bisnis kecil dan menengah menggunakan anggaran item baris. Mereka mudah digunakan dan cepat dibuat. Anda tidak memerlukan gelar akuntansi untuk mengetahuinya. Namun, ada alasan bagus mengapa perusahaan menjadi frustrasi dengan sistem penganggaran item baris juga. Pertimbangkan keuntungan dan kerugian penganggaran item baris sebelum memutuskan jenis anggaran apa yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Mudah Dibuat

Salah satu alasan penganggaran item baris begitu populer adalah begitu mudahnya membuat anggaran item baris. Tidak perlu memiliki latar belakang akuntansi untuk membuat anggaran item baris, atau untuk memahami anggaran yang dibuat oleh orang lain. Untuk membuat anggaran item baris:

  1. Buat kolom berjudul Pengeluaran. Kelompokkan pengeluaran serupa ke dalam beberapa kategori, seperti Kebutuhan Kantor, Gaji, Pelatihan, Pemasaran, dll. Cantumkan setiap kategori pada baris terpisah di kolom Pengeluaran.

  2. Buat kolom berjudul Tahun Sebelumnya dan isi tahunnya, seperti 2018. Untuk setiap item baris, catat berapa banyak yang dikeluarkan perusahaan di kategori tersebut tahun lalu.

  3. Buat kolom berjudul Tahun Saat Ini dan isi, misalnya, 2019. Lihat apa yang dikeluarkan perusahaan tahun lalu di setiap kategori, dan putuskan apakah Anda harus mengalokasikan lebih atau kurang untuk tahun depan. Catat jumlah anggaran baru untuk setiap baris kategori.

  4. Untuk mencatat pengeluaran sepanjang tahun, buatlah kolom untuk setiap bulan. Pada akhir Januari, atau kapan pun tahun fiskal Anda dimulai, hitunglah apa yang dihabiskan perusahaan di setiap kategori dan catat di setiap baris. Lakukan hal yang sama untuk setiap bulan.

Anda juga dapat meminta setiap manajer departemen untuk membuat anggaran item baris. Misalnya, manajer kantor dapat membuat anggaran dengan setiap jenis perlengkapan kantor - kertas mesin fotokopi, buku catatan, pulpen, dan sebagainya - sebagai item baris. Manajer pemasaran dapat memiliki pengeluaran item baris untuk iklan, acara, hubungan masyarakat, dan acara serupa lainnya. Setiap pengelola kemudian dapat melihat entri selama beberapa bulan dan melihat berapa banyak yang dibelanjakan untuk setiap item baris.

Mudah Dipahami dan Menganalisis

Sepanjang tahun, Anda dapat melihat berapa banyak anggaran yang telah Anda keluarkan untuk setiap item baris, dan memproyeksikan apakah Anda akan sesuai anggaran, atau apakah Anda akan melebihi atau di bawah anggaran, pada akhir tahun. Anda bahkan dapat memproyeksikan beberapa tahun ke depan dengan membandingkan anggaran Anda saat ini dengan anggaran tahun sebelumnya untuk setiap item baris, dan menambah atau mengurangi anggaran untuk masing-masing baris berdasarkan arah yang Anda rencanakan untuk membawa perusahaan di masa depan. Menganalisis anggaran item baris mudah dilakukan karena sangat mudah. Setiap pengeluaran dijabarkan, baris demi baris.

Sulit untuk Menyesuaikan

Anggaran item baris tidak dimaksudkan sebagai anggaran tidak tetap yang dapat disesuaikan sepanjang tahun. Jika seorang manajer memperhatikan pada bulan Maret, misalnya, bahwa departemennya melebihi anggaran karena biaya beberapa item yang diperlukan telah meningkat melebihi ekspektasi, dia tidak dapat menyesuaikannya tanpa mendapatkan persetujuan dari manajemen atas. Jadi dia tahu dia akan melebihi anggaran untuk tahun ini kecuali dia mengurangi di bidang lain. Jenis dilema ini dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang terburu-buru - seperti mengurangi iklan - hanya untuk memulihkan kerugian anggaran.

Tidak Ada Ruang untuk Pembenaran

Penganggaran item baris, menurut sifatnya, hanya mencakup biaya. Tidak ada kolom untuk pendapatan atau keuntungan yang dibuat. Jadi, jika item baris melebihi anggaran, tidak ada cara untuk menunjukkan mengapa hal itu bisa terjadi, meskipun itu karena peningkatan pendapatan. Pepatah - "Anda harus mengeluarkan uang untuk menghasilkan uang" sering kali benar. Jika ada kesempatan di mana Anda dapat berpartisipasi dalam pameran dagang yang sebelumnya tidak tersedia untuk Anda, dan manajer tahu bahwa pertunjukan tersebut akan memberikan banyak prospek baru, maka dia harus melampaui anggaran untuk menghadiri pertunjukan. Meskipun hal itu membawa bisnis dan pendapatan baru bagi perusahaan, dia tidak memiliki tempat untuk menunjukkannya dalam anggaran item baris.