Bagaimana Mengatasi Grup di Email

Mengatasi sekelompok orang melalui email membutuhkan sedikit perencanaan sebelumnya. Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda perlu mempertimbangkan privasi penerima Anda, undang-undang yang mengatur email komersial, etiket yang diperlukan sejauh siapa yang dialamatkan, dan bagaimana Anda menulis kepada mereka. Jika Anda berencana untuk mengirim email mendatang ke grup yang sama, Anda dapat menyiapkan daftar grup di sebagian besar klien seperti Microsoft Outlook untuk digunakan sebagai daftar distribusi.

Kepada, CC atau BCC

1

Bayangkan Anda berada di satu ruangan dengan semua orang yang akan menerima email grup Anda. Pertimbangkan hubungan mereka dengan Anda, satu sama lain, dan kepentingan mereka dalam informasi yang Anda kirimkan.

2

Letakkan nama Anda sendiri di kolom "Kepada", dan tempatkan nama anggota grup di kolom "BCC" (Blind Carbon Copy) jika orang-orang ini belum saling mengenal. Semua informasi yang dimasukkan di bidang BCC disembunyikan, jadi tidak ada yang akan melihat nama atau alamat email kecuali milik Anda. Ini sesuai, misalnya, jika Anda mengirim email ke semua klien Anda. Ingatlah bahwa privasi mengalahkan semua etiket email lainnya.

3

Masukkan nama semua orang yang Anda tuju secara langsung di bidang "Kepada". Ini tepat, misalnya, jika Anda mengirim pesan ke semua karyawan Anda tentang perubahan jam kerja. Melihat nama mereka di bidang "Kepada" memberi tahu karyawan tersebut bahwa email tersebut ditujukan kepada mereka masing-masing.

4

Cantumkan nama siapa pun yang tidak secara langsung dialamatkan dalam pesan Anda, tetapi siapa yang harus diberi tahu tentang pesan di bidang "CC". Misalnya, jika Anda mengirim pesan ke klien dan Anda ingin perwakilan penjualan tetap dalam pengulangan, Anda harus memasukkan nama perwakilan penjualan di bidang CC.

5

Gunakan kolom BCC dengan bijaksana jika Anda telah menyertakan orang lain di kolom Kepada atau CC. Ini dapat dilakukan, misalnya, jika Anda mengirim pesan ke klien dan pemasok atau mitra bisnis telah meminta untuk diinformasikan tanpa disadari oleh pelanggan.

Mengatasi Penerima

1

Gunakan salam umum di baris pertama email, seperti "Salam" atau "Hari Baik" saat berbicara dengan beberapa penerima. Jika semua penerima memiliki hubungan yang sama dengan Anda, berikan nama yang sama kepada mereka - misalnya, "Pelanggan yang Terhormat" atau "Karyawan yang Memperhatikan". Ini adalah petunjuk penting bagi penerima bahwa ini adalah pesan grup yang dikirim ke beberapa individu.

2

Beri nama orang di bidang "Kepada" jika hanya ada satu orang di bidang ini dan orang lain sedang dikirimi salinan karbon. Ini memberi tahu orang tersebut bahwa email tersebut dialamatkan kepadanya, sementara orang lain akan segera tahu bahwa mereka menerima salinan karbon.

3

Tulis pesan dengan gaya yang sesuai untuk orang yang dituju, seolah-olah Anda sedang berbicara dengannya di depan umum.

4

Tanda tangani email seperti yang biasa Anda lakukan untuk komunikasi antar kantor. Jika salah satu penerima berada di luar tempat kerja Anda, gunakan nama lengkap dan nama perusahaan, serta alamat dan nomor telepon Anda. Perlu diingat bahwa tindakan CAN-SPAM berlaku untuk semua email komersial yang dikirim di luar bisnis Anda.

Membuat Grup Kontak di Microsoft Outlook

1

Luncurkan Microsoft Outlook dan pilih "Grup Kontak Baru" dari bagian "Baru" pada tab Beranda.

2

Ketik nama untuk grup di bidang "Nama". Pilih "Tambah Anggota" dari grup "Anggota" pada tab Grup Kontak.

3

Pilih "Dari Kontak Outlook", "Dari Buku Alamat" atau "Email Baru" sesuai keinginan. Untuk menambahkan kontak email baru, Anda dapat mengetik informasi di kotak dialog "Tambah Anggota Baru". Untuk metode lainnya, cukup pilih nama dari daftar.

4

Ketik nama grup di bidang "Kepada", "CC" atau "BCC" di pesan email Anda.