Apa Itu Formulir Permintaan Pembelian?

Bisnis kecil sering kali diluncurkan dengan anggaran yang sedikit. Hal ini membuat pengendalian biaya penting untuk kesehatan jangka panjang perusahaan. Salah satu cara untuk memotong pengeluaran dan mendorong pengeluaran yang bertanggung jawab adalah dengan mengembangkan proses permintaan internal untuk semua pembelian baru.

Formulir Permintaan Pembelian

Formulir daftar permintaan pembelian adalah dokumen internal yang digunakan karyawan untuk meminta pembelian barang tertentu. Karyawan menjelaskan produk dan mengapa itu dibutuhkan. Formulir ini kemudian dikirim ke individu dan departemen lain di dalam perusahaan untuk ditinjau dan disetujui.

Proses Daftar Permintaan

Proses daftar permintaan adalah proses internal dan bervariasi antar perusahaan. Namun, proses daftar permintaan pembelian biasanya bekerja seperti ini:

  1. Seorang karyawan membutuhkan komputer laptop baru dan mendapatkan formulir daftar permintaan. Dia menjelaskan laptop yang dia inginkan dan, jika perlu, menjelaskan mengapa dia membutuhkannya. Dia kemudian meminta kepala departemennya untuk menandatangani formulir daftar permintaan.

  2. Setelah supervisor menandatangani formulir, formulir tersebut dapat pergi ke departemen TI, sehingga spesialis departemen dapat memastikan komputer tersebut kompatibel dengan sistem perusahaan dan memenuhi standar keamanan data.

  3. Setelah persetujuan TI, permintaan masuk ke departemen pembelian. Staf departemen mengambil komputer dari beberapa pengecer dan memilih untuk membelinya dari pengecer yang menawarkan harga terbaik. Departemen pembelian mengeluarkan pesanan pembelian ke vendor.

Keuntungan dari Proses Daftar Permintaan

Ada beberapa keuntungan dari proses permintaan, bahkan untuk bisnis kecil:

  • Transparansi: Proses daftar permintaan mengharuskan karyawan dan supervisor mereka untuk membenarkan pembelian. Proses sederhana dalam menuliskan mengapa produk tertentu dibutuhkan dapat mengurangi pembelian yang tidak perlu. Ini juga dapat meminimalkan pengeluaran berlebihan untuk barang-barang mahal ketika produk yang lebih murah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

  • Fungsi dan kompatibilitas: Beberapa produk, terutama perangkat lunak elektronik, mungkin tidak kompatibel dengan peralatan dan sistem perusahaan saat ini. Dengan meminta kepala departemen lain yang relevan untuk menandatangani pembelian, bisnis mengurangi atau menghilangkan kebutuhan untuk mengembalikan produk ketika ditemukan bahwa itu tidak sesuai untuk perusahaan.

  • Mendapatkan penawaran terbaik: Departemen pembelian, atau petugas pembelian, dapat mengembangkan hubungan dengan vendor dan mengamankan harga yang disukai pada banyak produk.

Pertimbangan Proses Permintaan Lainnya

Beberapa perusahaan tidak memerlukan formulir daftar permintaan untuk semua pembelian. Misalnya, sebuah bisnis dapat memutuskan bahwa pembelian untuk barang yang harganya di bawah $ 100 dan bukan perangkat lunak, komputer, atau periferal dapat langsung disetujui dan dipesan oleh manajer departemen. Proses daftar permintaan mungkin berlebihan untuk bisnis yang sangat kecil, dengan hanya satu atau dua karyawan. Namun, seiring pertumbuhan bisnis, meninjau proses pembelian, dan menerapkan proses baru, selalu merupakan ide yang bagus.