Fitur Sistem Manajemen Informasi

Sistem manajemen informasi mengumpulkan dan mengelola data yang disimpan dalam berbagai format dan membuatnya dapat diakses oleh orang-orang yang membutuhkannya. Seringkali, bisnis kecil hanya perlu mengelola dokumen dan spreadsheet kantor dan membuatnya tersedia untuk karyawan. Orang lain mungkin perlu mengumpulkan dan mengelola informasi rinci tentang data pelanggan. Masih sistem manajemen informasi lain membuat data tersedia untuk organisasi besar atau bahkan publik secara luas melalui situs web.

Terlepas dari persyaratan organisasi, sistem manajemen informasi yang baik harus dapat mengumpulkan dan menyimpan serta mengelola data dalam format yang Anda butuhkan dan menyampaikan informasi yang diperlukan pada platform yang sesuai kepada orang-orang yang membutuhkannya.

Memahami Sistem Manajemen Informasi

Daripada satu paket perangkat lunak, pikirkan sistem manajemen informasi sebagai sistem aturan yang ditetapkan oleh perusahaan Anda untuk menentukan cara karyawan mengumpulkan, menyimpan, dan mengakses informasi. Jika bisnis Anda saat ini menggunakan banyak produk berbeda yang tidak saling berkomunikasi, Anda mungkin memerlukan bantuan dari seorang ahli, seperti pengecer bernilai tambah, untuk mengintegrasikan data Anda sebelum Anda dapat menerapkan sistem manajemen informasi.

Informasi Harus Dikumpulkan dan Disimpan

Sebagian besar perusahaan memiliki informasi dalam berbagai format berbeda yang disimpan di lebih dari satu tempat. Beberapa file mungkin disimpan di server perusahaan, sementara yang lain disimpan secara lokal di desktop dan laptop, sementara yang lain disimpan di cloud, dengan layanan seperti Google Drive atau Microsoft OneDrive. Alat khusus, seperti perangkat lunak Manajemen Hubungan Klien (CRM) atau perangkat lunak manajemen inventaris dapat menjaga informasi tetap independen dari sistem lain ini.

Sistem manajemen informasi memusatkan informasi sehingga tidak digandakan di tempat yang berbeda atau dalam format yang berbeda, yang sering menyebabkan versi dokumen yang sedikit bervariasi dapat diakses oleh orang yang berbeda pada waktu yang berbeda.

Contoh : Jika Anda memiliki perangkat lunak CRM, semua informasi klien harus disimpan di sana dan tidak digandakan di tempat lain. Dokumen dan spreadsheet harus ada di server perusahaan atau dalam solusi cloud, yang dapat diakses oleh semua orang, dicadangkan dan diamankan.

Informasi Harus Dapat Dikelola

Manajer harus memiliki akses ke semua informasi perusahaan yang dibutuhkan oleh departemen mereka. Mereka harus dapat menyetujui atau menolak perubahan pada dokumen saat ini serta pembuatan dokumen baru. Data harus dicadangkan sehingga jika file dihapus atau dikompromikan, itu dapat dipulihkan. Akses data juga harus dibatasi agar hanya yang membutuhkan yang dapat menggunakannya.

Contoh: Jika seorang karyawan membuat perubahan pada surat standar yang dikirim ke pelanggan, manajer dapat meninjau dan menyetujui perubahan, atau mengembalikan dokumen tersebut ke versi sebelumnya. Ini adalah fitur standar dalam sistem seperti Google Drive, OneDrive, dan Microsoft SharePoint, di mana pemilik dokumen dapat menyetujui atau menolak perubahan serta membatasi kemampuan pengeditan dan kemampuan untuk mengakses informasi ke orang-orang tertentu.

Informasi Harus Dapat Diakses

Untuk beberapa bisnis kecil, memiliki informasi yang hanya dapat diakses di komputer perusahaan adalah semua yang diperlukan. Namun saat ini, semakin banyak bisnis yang membutuhkan informasi agar dapat diakses di luar situs, serta di tablet dan ponsel cerdas. Ini dapat dicapai dengan membuat informasi dapat diakses melalui server web yang aman dan, dalam banyak kasus, melalui aplikasi seluler.

Contoh: Dengan menggunakan Microsoft Sharepoint, Anda dapat menyiapkan situs web portal perusahaan yang hanya digunakan oleh karyawan. Manajer dapat mengatur alur kerja untuk proyek untuk memastikan semua orang berkontribusi saat diperlukan. Manajer juga dapat menetapkan persyaratan persetujuan untuk halaman yang dipublikasikan di portal perusahaan dan mengatur izin untuk karyawan atau grup tertentu untuk memastikan bahwa perubahan hanya dilakukan oleh orang yang berwenang untuk melakukannya. Setiap orang bisa mengakses informasi melalui browser web atau melalui aplikasi SharePoint di tablet dan ponsel cerdas mereka.