Bagaimana Mengalamatkan Amplop ke Departemen dalam Bisnis

Hampir seperempat dari semua surat yang melewati Layanan Pos Amerika Serikat (USPS) memiliki kesalahan pada alamat yang dapat menyulitkan pengiriman, menyebabkan penundaan dan biaya waktu dan uang kantor pos, menurut USPS.com PostalExplorer alat online. Penulis surat sering salah memahami urutan baris alamat yang benar, termasuk baris perhatian USPS, tempat departemen bisnis harus ditulis. Petunjuk: Ini bukan di pojok kiri bawah amplop.

Tempatkan Alamat di Posisi Yang Benar

Di sudut kiri atas amplop, tulis alamat pengirim Anda: nama, nama perusahaan Anda, alamat jalan atau PO Box, dan kota, negara bagian, dan kode pos. Sekarang temukan titik tengah amplop dan pindahkan satu spasi ke kanan; ini adalah baris pertama dari alamat penerima. Pastikan untuk menulis alamat sejajar dengan sisi amplop yang paling panjang. Baris pertama dari alamat tersebut disebut nama atau garis perhatian. Jika Anda mengirimkannya ke departemen tertentu dan bukan ke orang tertentu, letakkan departemen itu di baris pertama. Anda dapat menulis "Attention" atau singkatannya "ATTN", tetapi itu tidak perlu.

Mesin pembaca surat otomatis USPS membaca alamat dari bawah ke atas, dimulai dengan kota, negara bagian, dan kode pos. Selanjutnya, mesin mencari alamat jalan atau nomor PO Box, lalu nama perusahaan, dan terakhir, penerima akhirnya, apakah itu orang atau departemen. Ketika juru tulis pos biasa menyortir surat, tidak terlalu menjadi masalah jika Anda menulis "ATTN: M. Murdock" di pojok kiri bawah, tetapi melakukannya hari ini akan membingungkan mesin, atau mereka tidak melihatnya karena keluar dari area pemindaian mereka.

Contoh alamat standar yang tepat yang mudah dibaca oleh mesin otomatis adalah:

  1. Nama atau departemen: DEPARTEMEN PEMASARAN
  2. Nama bisnis: HOMETOWN CONFECTIONS INC
  3. Alamat jalan: 6300 PARKS ST
  4. Kota, negara bagian, Kode POS: FREDERICK MD 21702

Menulis untuk Seseorang, Departemen atau Keduanya

Jika Anda ingin menyapa seseorang, lakukan saja alih-alih departemen dan tambahkan jabatan orang tersebut jika Anda mengetahuinya. Contoh: MS ANNA DREW MARKETING DIRECTOR. Jika tidak muat di satu baris, pindahkan judul ke baris kedua. Menambahkan DEPARTEMEN PEMASARAN adalah hal yang berlebihan dalam kasus ini, jadi biarkan saja. Jika Anda tidak mengetahui jabatan orang tersebut, Anda dapat menulis MS ANNA DREW di baris satu dan DEPARTEMEN PEMASARAN di baris kedua jika perusahaannya cukup besar sehingga menurut Anda surat itu tidak akan sampai ke penerima tanpa menyebutkan departemennya.

Gunakan Semua Huruf Besar dan Tanda Baca Jatuhkan

Mesin otomatis USPS dapat membaca dengan cepat dan mudah jika Anda menggunakan HURUF BESAR SEMUA dan tidak ada tanda baca sama sekali. Seperti kebanyakan orang, Anda mungkin dilatih untuk menulis alamat sebagai "Kota, Negara Bagian, (dua spasi) dan kemudian kode pos." Namun, cara yang benar untuk pembacaan mesin yang akurat adalah "Kota (satu spasi, tanpa koma) Kode pos negara bagian (dua spasi)". Gunakan singkatan dua huruf yang ditetapkan USPS untuk setiap negara bagian, seperti yang diperlihatkan dalam Kamus Anda. Perhatikan bahwa ini berbeda dari singkatan negara bagian tradisional yang masih digunakan dalam artikel surat kabar dan tulisan formal. Sebagai contoh:

  • Tulis PA bukan Pa.
  • Tulis RI bukan RI
  • Tulis ND, bukan N. Dak.

Ikuti Aturan Tambahan untuk Pengiriman Akurat

USPS.com PostalExplorer memberikan pedoman tambahan untuk membantu memastikan email Anda sampai ke tujuan yang Anda inginkan:

  • Rata kiri semua baris alamat.
  • Gunakan font sederhana dan setidaknya tipe 10 poin.
  • Pastikan untuk memasukkan petunjuk arah seperti N, SE atau W. Alamat yang sama bisa berada di ujung utara dan selatan jalan.

  • Pastikan alamat ditampilkan dengan benar melalui jendela amplop atau label.
  • Gunakan tinta hitam pada kertas putih atau kertas berwarna terang lainnya. Jangan pernah menggunakan pencetakan terbalik seperti putih di atas kertas gelap.
  • Letakkan nomor suite atau apartemen di baris di atas alamat jalan jika tidak semuanya muat dalam satu baris.