Perbedaan Antara Perlengkapan & Biaya Kantor untuk Keperluan Pajak

Membuka dan menjalankan bisnis membutuhkan uang, baik yang dihabiskan untuk biaya awal, overhead, gaji, atau perlengkapan kantor yang sederhana seperti buku catatan. Ada tiga jenis utama kategori pengeluaran kantor yang perlu dipertimbangkan: pengeluaran kantor umum, perlengkapan kantor dan peralatan kantor besar seperti furnitur. Semua perlu ditangani dengan benar ketika perusahaan menyiapkan pajak bisnis mereka untuk menerima pemotongan.

Beban Kantor Umum vs. Perlengkapan

Beban kantor umum terkait dengan operasi kantor. Daftar pengeluaran kantor umum Anda mungkin termasuk komputer desktop dan laptop dan tablet, sistem telepon kantor dan ponsel karyawan, perangkat lunak akuntansi, layanan situs web, dan biaya internet. Pengeluaran operasional lainnya mungkin termasuk layanan kebersihan dan utilitas.

Perlengkapan kantor adalah barang jangka pendek yang harus diisi ulang atau diganti. Inline Accounting menyarankan bahwa, tergantung pada jenis bisnisnya, termasuk tinta printer, toner, kopi, staples, pulpen, air dan alat tulis, termasuk faktur kertas. Barang besar yang menghabiskan lebih banyak uang, seperti perabot kantor, dianggap sebagai peralatan bisnis.

Pengeluaran Bisnis vs. Pengeluaran Modal

Pengeluaran modal adalah uang yang digunakan oleh bisnis untuk mendapatkan, memelihara, dan meningkatkan aset fisik utama. Pengeluaran ini terjadi ketika perusahaan melakukan investasi besar, memperluas operasi, atau memulai proyek besar. Ini bisa termasuk membangun gudang baru, memasang atap baru, atau membeli armada truk.

Ini adalah kategori yang berbeda dari pengeluaran bisnis. Pengeluaran modal untuk kebutuhan bisnis jangka panjang, sedangkan pengeluaran bisnis lebih bersifat jangka pendek. Pengeluaran modal tidak dapat sepenuhnya dikurangi dengan cara yang sama seperti perlengkapan dan biaya kantor.

Peraturan Umum Pengeluaran Bisnis IRS

Freshbooks menjelaskan bahwa pengeluaran bisnis seperti perlengkapan kantor dapat dikurangkan dari pengembalian pajak jika bisnis beroperasi untuk menghasilkan keuntungan. Secara umum, pengeluaran bisnis harus "biasa dan perlu". Dengan kata lain, mereka harus merupakan biaya yang diharapkan untuk menjalankan jenis bisnis dan diperlukan untuk operasi sehari-hari dan jangka panjang.

Pengeluaran bisnis harus dipisahkan dari pengeluaran modal, pengeluaran yang digunakan untuk menentukan harga pokok penjualan, dan pengeluaran pribadi. Secara umum, Anda dapat mengurangi jumlah total biaya bisnis jika memenuhi kriteria "biasa dan perlu" dan bukan merupakan biaya modal.

IRS memiliki aturan berbeda untuk bisnis yang berbasis di rumah. Pemilik bisnis ini harus membedakan antara item yang digunakan secara eksklusif untuk bisnis dan yang tidak. Komputer laptop yang digunakan untuk tugas sekolah anak-anak tidak dapat diklasifikasikan sebagai pengeluaran bisnis. Jika digunakan untuk bisnis beberapa waktu, Anda mungkin dapat mengurangi sebagian dari biaya tertentu.

Apa yang ada di Daftar Pengeluaran Bisnis

Bisnis yang tidak berlokasi di rumah mungkin dapat mengurangi berbagai biaya bisnis. Perusahaan besar mungkin memiliki lebih banyak deduksi yang memenuhi syarat daripada yang kecil. Daftar pengeluaran bisnis perusahaan besar mungkin termasuk sewa, asuransi, sewa peralatan, biaya bank, biaya pemrosesan penggajian, program perawatan dan tunjangan kesehatan karyawan, dan biaya hukum.

Perusahaan kecil mungkin juga dapat mengurangi banyak dari biaya ini. Bisnis yang mempekerjakan tenaga penjualan mungkin dapat mengurangi biaya untuk mobil perusahaan, perjalanan, akomodasi, dan pelatihan. Menurut Ageras, biaya tambahan terkait perawatan, perbaikan dan seragam juga dapat dikurangi.

Daftar pengeluaran kantor yang memenuhi syarat untuk bisnis rumahan sedikit berbeda. Harus ada area di rumah yang digunakan khusus untuk menjalankan bisnis. Daftar pengeluaran bisnis ini dapat mencakup sebagian dari pajak properti dan bunga hipotek rumah, saluran telepon terpisah yang hanya digunakan untuk perusahaan, asuransi, sistem keamanan, pemeliharaan rumah, dan pemeliharaan dan perbaikan.

Pemotongan Biaya Kantor Kecil

Untuk mengklaim pengurangan biaya kantor, bisnis harus menyimpan kuitansi yang diperinci. Ketika bisnis mengajukan formulir pajaknya, perlengkapan kantor dipotong dari laba. Jadi, perusahaan yang menghasilkan laba $ 100.000 dan membelanjakan $ 15.000 untuk perlengkapan kantor memiliki laba $ 85.000 untuk keperluan pajak, kecuali ada pemotongan lain.

Pengeluaran bisnis umum dan administrasi biasanya dapat dikurangkan pada tahun yang sama dengan pembayaran. Ada pengecualian untuk biaya yang terkait langsung dengan memulai bisnis baru; ini harus dikapitalisasi selama periode lima tahun.

Ada aturan tentang bagaimana hal-hal seperti biaya hiburan dan hadiah klien dapat dikurangi. Misalnya, pemilik bisnis dapat memotong 50 persen dari makanan klien, tetapi ini dibatasi hanya untuk satu orang; makan bersama dan pesta tidak dihitung. Untuk hadiah klien, pengurangan 25 persen diperbolehkan.

Pemotongan Biaya Kantor Rumah

Ruang kantor rumah fisik dapat dikurangi dengan salah satu dari dua cara: disederhanakan atau standar. IRS menjelaskan pengurangan untuk metode yang disederhanakan sebagai "$ 5 per kaki persegi ruang kantor hingga 300 kaki persegi". Metode standar lebih rumit; itu melacak pengeluaran aktual dan menghitung angka akhir berdasarkan persentase rumah yang digunakan untuk bisnis.

Pengurangan biaya kantor rumah lainnya juga dihitung sebagai persentase berdasarkan ruang kantor atau jarak tempuh. Ini termasuk transportasi, layanan internet, penggunaan telepon, dan item lainnya.

Cara Mengkategorikan Beban

Pengeluaran bisnis dapat dibagi lagi menjadi tiga kategori: tetap, variabel dan periodik. Biaya tetap tetap sama tetapi dapat berubah sedikit pada waktu tertentu, seperti setahun. Contoh nyata dari ini adalah pembayaran sewa bulanan yang meningkat setelah 12 bulan.

Pengeluaran variabel tidak konsisten dan dapat menjadi penyebab pengeluaran terbesar bisnis. Ini dapat dilihat dalam biaya penggajian, tagihan utilitas, pembelian inventaris, dan peluncuran produk baru. Pengeluaran berkala tidak terduga dan mungkin sulit direncanakan. Harus mengulang pesanan yang besar dan salah, mengganti sistem komputer, atau membuka kantor baru adalah bagian dari ini.

Bagaimana Cara Kerja Depresiasi?

IRS memungkinkan pemilik bisnis kecil untuk menghapus pembayaran $ 18.000 pertama untuk peralatan yang dibeli untuk penggunaan bisnis hanya pada tahun tertentu. Jika suatu bisnis biasanya membeli peralatan sebanyak ini setiap tahun, ia mungkin ingin segera memanfaatkan keringanan pajak sepenuhnya.

Jika lebih merupakan biaya variabel atau periodik, pemilik bisnis mungkin ingin memanfaatkan depresiasi. Ini adalah penurunan nilai aset dengan berlalunya waktu. Penyusutan dapat dikurangkan dari pajak untuk pemilik bisnis dan didasarkan pada formula IRS. Hal ini memungkinkan orang yang mengajukan untuk mendepresiasi biaya pembelian dari waktu ke waktu untuk menyebarkannya.

Beberapa jenis biaya kantor dapat diklasifikasikan sebagai aset tetap di neraca dan dapat disusutkan. Perusahaan menggunakan aset tetap untuk mendapatkan pendapatan jangka panjang, dan aset ini tetap ada di perusahaan untuk waktu yang lebih lama. Contohnya termasuk kendaraan perusahaan, furnitur, komputer dan mesin.

Sumber Daya Bermanfaat untuk Pengajuan Pajak

IRS memiliki banyak informasi di situsnya yang dapat membantu pemilik bisnis dengan persiapan pajak. IRS Publication 535 tentang biaya bisnis memiliki pedoman untuk topik yang mencakup biaya sewa, pembayaran karyawan, amortisasi dan penipisan.

Formulir ini juga mengacu pada Layanan Bisnis Online, yang disponsori oleh Administrasi Jaminan Sosial. Business Services Online menyediakan opsi pengarsipan online untuk akuntan, CPA, dan agen terdaftar lainnya yang memproses formulir pajak tertentu.