Pedoman Prosedur Penulisan Manual

Manual prosedur adalah alat yang berguna untuk berbagai pengaturan pekerjaan. Apakah karyawan perlu mengetahui cara mengoperasikan mesin fotokopi atau cara menyelesaikan pelatihan kesehatan dan keselamatan yang diwajibkan, manual prosedur dapat memberikan gambaran umum tentang langkah-langkah tersebut. Banyak pengusaha merancang kombinasi manual “kebijakan dan prosedur”, tetapi penting untuk mengenali perbedaannya: kebijakan mencerminkan aturan, sementara prosedur mencerminkan proses dan cara menyelesaikannya. Dalam menyusun manual prosedur yang efektif, penting untuk fokus pada prosedur itu sendiri dan memberikan informasi yang akan lebih berguna bagi karyawan untuk menyelesaikannya.

Kualitas

Manual prosedur harus mudah dibaca dan digunakan. Sebuah manual prosedur yang membutuhkan manual prosedurnya sendiri hanya untuk membacanya tidak banyak berguna bagi setiap karyawan. Selain itu, manual prosedur harus konsisten di semua elemen, termasuk gaya, desain dan informasi. Manual prosedur dirancang untuk membantu orang lain dalam menyelesaikan tugas tertentu, sehingga harus ditulis dengan mempertimbangkan pembaca. Proses yang dijelaskan harus jelas dan logis, sehingga semua pembaca dapat mengikuti prosedur tanpa kesulitan.

fitur

Manual prosedur akan berbeda-beda dalam fitur tertentu, berdasarkan jenis informasi yang dirinci. Namun, sebagian besar, manual prosedur yang efektif adalah yang memiliki format yang jelas dan konsisten sehingga pembaca tahu bagaimana mengikuti materi. Paragraf harus dimulai dan diakhiri tanpa kebingungan, dan pembaca tidak perlu bertanya-tanya di mana satu langkah berakhir dan langkah lainnya dimulai. Dalam menjelaskan langkah-langkah, penulis harus menggunakan kata kerja tindakan yang kuat untuk memastikan bahwa pembaca tahu persis apa yang harus dilakukan, dan mereka harus menawarkan penjelasan dan pilihan jika sesuai. Ikon, gambar atau grafik / bagan apa pun harus jelas untuk dipahami dan mudah diikuti.

Gaya menulis

Gaya penulisan untuk manual prosedur harus mengandalkan bahasa yang jelas dan ringkas. Semua informasi prosedural harus akurat, dan akronim apa pun harus diklarifikasi dengan penjelasan dalam tanda kurung - misalnya, "Food and Drug Administration (FDA)." Dalam manual prosedur yang akan beredar untuk beberapa waktu, hindari penggunaan informasi spesifik yang mungkin cepat usang. Bahasa teknis dan jargon yang tidak biasa bagi kebanyakan orang harus dihindari.

Rancangan

Desain manual prosedur akan sangat bergantung pada jenis prosedur yang diuraikan, tetapi beberapa rekomendasi desain berlaku untuk semua manual prosedur. Manual prosedur yang baik menggunakan banyak ruang kosong. Artinya, manual tidak kelebihan beban dengan cetakan tetapi lebih menawarkan banyak indentasi dan jeda paragraf untuk menghindari menakuti pembaca. Manual prosedur yang efektif juga memiliki judul dan sub-judul yang jelas, serta label dan garis besar lain yang sesuai untuk banyak poin.

Tanggung jawab

Mereka yang bertanggung jawab untuk menulis manual prosedur juga bertanggung jawab untuk meninjaunya secara berkala. Jika materi menjadi tidak relevan, itu harus dihapus atau diperbarui. Jika informasi tersebut tidak efektif dalam membantu karyawan, manual harus direvisi dan ditingkatkan. Sebuah manual prosedur hanya berguna sebagai pekerjaan yang memungkinkan pembaca untuk menyelesaikannya, dan jika manual gagal melakukannya, penulis memiliki tanggung jawab untuk mengubahnya.