Perbedaan Antara Daftar Permintaan & Pesanan Pembelian

Meyakinkan karyawan Anda untuk mengisi dokumen ekstra ketika mereka membutuhkan bahan atau persediaan bisa jadi sulit, tetapi menerapkan sistem pengadaan membantu mengendalikan biaya dan menciptakan jejak kertas ketika Anda mencoba mengaudit akun keuangan Anda. Permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah dokumen kunci dalam proses memperoleh barang yang dibutuhkan bisnis Anda untuk beroperasi, menstandarkan proses pemesanan secara internal dan eksternal.

Tip

Permintaan pembelian adalah formulir yang dikirimkan oleh departemen internal perusahaan Anda, seperti ruang surat, ke daftar item departemen pembelian perusahaan Anda yang diinginkan departemen pembelian untuk memesan dari vendor luar. Setelah departemen pembelian suatu bisnis telah menyetujui daftar permintaan pembelian, itu mengeluarkan pesanan pembelian ke vendor luar dari barang yang diminta, memulai transaksi penjualan.

Mengirimkan Daftar Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian adalah formulir yang dikirimkan oleh departemen internal perusahaan Anda, seperti ruang surat, ke daftar item departemen pembelian perusahaan Anda yang diinginkan departemen pembelian untuk memesan dari vendor luar. Meskipun formulir individu berbeda-beda menurut bisnis, daftar permintaan pembelian umumnya memerlukan informasi khusus, termasuk nama departemen yang meminta barang, jumlah pasti barang yang diminta, deskripsi umum barang, nama resmi pemasok luar biasa dan harga yang diharapkan dari pembelian. Permintaan pembelian disetujui atau ditolak oleh departemen pembelian.

Kapan Daftar Permintaan Diperlukan?

Untuk pembelian kecil, seringkali merupakan prosedur standar bagi departemen internal untuk membeli barang langsung dari pengecer menggunakan kartu kredit perusahaan dan melewatkan proses permintaan bagian pembelian sama sekali. Biasanya, bisnis memerlukan daftar permintaan pembelian ketika pembelian yang diusulkan melebihi jumlah tertentu. Misalnya, Tufts University mensyaratkan pesanan daftar permintaan untuk sebagian besar pembelian yang melebihi $ 2.000. Bisnis lain memerlukan pesanan permintaan untuk pembelian yang jauh lebih kecil

Menerbitkan Pesanan Pembelian

Setelah departemen pembelian suatu bisnis telah menyetujui daftar permintaan pembelian, itu mengeluarkan pesanan pembelian ke vendor luar dari barang yang diminta, memulai transaksi penjualan. Pesanan pembelian harus menyertakan informasi tertentu, seperti nama kantor pembelian, barang yang dibeli, alamat pengiriman, syarat pembayaran, instruksi faktur, dan nomor pesanan pembelian. Untuk membantu dalam pencatatan, pesanan pembelian biasanya memiliki nomor yang sama dengan daftar permintaan pembelian terkait. Setelah vendor luar menerima pesanan pembelian, itu menjadi kontrak yang mengikat baik pembeli maupun penjual.

Pesanan Pembelian untuk Transaksi Internal

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dikirim dari satu departemen ke departemen lain yang meminta perusahaan membeli barang dari vendor luar. Biasanya, pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang dikirim ke pihak luar sebagai bagian dari transaksi penjualan. Namun, itu juga bisa digunakan secara internal. Kadang-kadang satu departemen dalam bisnis ingin membeli peralatan atau bahan dari departemen lain; dalam kasus seperti itu, banyak bisnis memerlukan departemen pembelian untuk mengirimkan pesanan pembelian antar departemen.

Pesanan pembelian antardepartemen dapat membantu kantor keuangan atau akuntansi dalam bisnis besar di mana departemen memiliki anggaran operasional terpisah.