Contoh Masalah Komunikasi di Tempat Kerja

Masalah komunikasi di tempat kerja dapat berdampak negatif pada moral, produktivitas dan hubungan kerja antardepartemen. Ketika dibiarkan, masalah komunikasi yang sedang berlangsung berpotensi memotong keuntungan, meningkatkan omset, dan menyebabkan kesalahan yang berdampak negatif pada citra publik perusahaan. Mengenali dan mengatasi masalah umum dapat memuluskan masalah sebelum menjadi tidak terkendali. Perhatikan masalah komunikasi umum di tempat kerja dan selesaikan dengan cepat.

Kegagalan Berkomunikasi Sepenuhnya

Di tempat kerja yang didominasi oleh balasan cepat melalui teks dan email, detail bisa hilang, terlewatkan atau disalahpahami. Menjawab "ya" untuk serangkaian pertanyaan dalam email tidaklah jelas. Menanggapi "Oke" saat ditanya apakah Anda dapat meninjau dokumen tidak menjawab pertanyaan tentang di mana dokumen itu berada, jenis tinjauan apa yang diminta, atau kapan pengeditan perlu dikembalikan.

Solusi: Buat permintaan email jelas dan terperinci dan buat tanggapan lengkap dan komprehensif. Sebelum Anda menekan Kirim, tanyakan pada diri Anda:

  • Apakah saya menjawab setiap pertanyaan secara lengkap?

  • Apakah penerima akan memiliki pertanyaan yang belum selesai setelah membaca email saya?

Mengasumsikan Seseorang Memiliki Bola

Saat Anda menjadi bagian dari sesi curah pendapat grup, email grup, atau proyek grup, selalu ada potensi untuk menganggap orang lain memiliki tugas yang dibahas. Ketika semua orang menganggap orang lain sedang menangani sesuatu, bola pasti akan dijatuhkan, yang mengarah pada saling tuding, menyalahkan dan melewati tenggat waktu.

Solusi: Dalam setiap dinamika kelompok, perlu ada orang yang mengatur dan mengklarifikasi peran pada penutupan diskusi atau debat. Email grup yang menjelaskan siapa yang melakukan apa dan kapan menyederhanakan inisiatif grup.

Kegagalan Mengedit Sendiri

Sunting diri adalah teknik bisnis yang baik untuk dipelajari baik dalam bentuk tertulis maupun verbal. Kegagalan untuk mempertimbangkan apa yang akan Anda tulis atau katakan dapat menyebabkan gangguan dalam komunikasi, baik karena Anda tidak sepenuhnya mengartikulasikan pikiran Anda atau karena Anda bereaksi tanpa berpikir, yang menyebabkan perasaan sakit hati dan kesalahpahaman.

Solusi: Sebelum Anda menekan Kirim, periksa konten, ejaan, tata bahasa, dan validitas. Kemudian, periksa nada bicara Anda untuk memastikan penerima tidak salah mengartikan kata-kata Anda. Saat berbicara di lingkungan yang panas, pilih kata-kata Anda dengan hati-hati dan jalankan melalui filter mental Anda setidaknya sekali sebelum mengucapkannya dengan keras.

Menjadi Tidak Siap

Jika Anda terlambat menghadiri rapat atau mendekati tenggat waktu dan Anda tidak siap, Anda mungkin tergoda untuk membatalkannya. Ketika Anda tidak siap, kesalahan, kesalahpahaman, dan bahkan penyesatan proyek atau tugas dapat terjadi.

Solusi : Atur dan persiapkan. Jika tidak, lebih baik mengakui bahwa Anda membutuhkan lebih banyak waktu daripada membuang ide ke dinding dan berharap ide itu melekat.

Menggunakan Alat Komunikasi yang Salah

Ada kalanya email sesuai dan ada kalanya panggilan telepon atau pertemuan tatap muka lebih cocok. Salah menilai situasi dan memilih alat yang salah dapat menyebabkan gangguan komunikasi dan menciptakan kebingungan, kesalahpahaman, dan perasaan sakit hati.

Solusi: Jika Anda bertukar informasi yang tidak sensitif setiap hari, email tidak masalah. Jika Anda mencoba mengurai situasi lengket yang penuh dengan kesalahan informasi, panggilan telepon atau sesi Skype memungkinkan pertukaran bolak-balik yang lebih efektif. Jika Anda menyampaikan kabar buruk atau melakukan debat yang serius atau kontroversial, pendekatan langsung adalah pilihan terbaik. Ini memungkinkan Anda membaca bahasa tubuh, mengukur temperamen, dan membuat kontak pribadi.

Berkata Terlalu Banyak

Kadang-kadang kita terlalu banyak bicara ketika kita berbicara sebelum kita berpikir. Di lain waktu, kita bergosip dan bertukar informasi yang tidak pantas. Kadang-kadang kecerobohan menyebabkan pembagian berlebihan atau melepaskan informasi pribadi atau sensitif - pikirkan skenario di mana Anda secara tidak sengaja menekan "balas ke semua" atau "teruskan" dalam percakapan email di mana Anda dan seorang rekan berbicara dengan istilah yang merendahkan tentang pelanggan.

Solusi: Tekankan perlunya kerahasiaan di tempat kerja, adakan pertemuan sensitif di balik pintu tertutup, jangan memasukkan informasi yang sangat rahasia atau sensitif ke dalam email, dan hentikan gosip.

Komunikasi yang efisien dan efektif dimulai dari atas ke bawah. Jika Anda belum memiliki kebijakan komunikasi praktik terbaik, buat dan gunakan untuk acara orientasi dan pelatihan staf. Juga, pertimbangkan bahwa terkadang masalah yang muncul sebagai akibat dari komunikasi yang buruk bisa jadi adalah praktik bisnis yang tidak efektif, organisasi yang buruk, atau keterampilan manajemen waktu yang kurang baik. Sebelum menyalahkan masalah komunikasi, kaji penyebab lain gangguan dalam operasi yang efektif.