Pentingnya Kebijakan Bisnis

Setiap bisnis memiliki cara untuk beroperasi dan melakukan sesuatu. Bisnis dan pemimpin perusahaan tanpa kebijakan bisnis yang jelas sering kali membuat bawahan mengambil keputusan yang tidak sesuai dengan apa yang sebenarnya ingin dilihat oleh kepemimpinan. Rencana kebijakan bisnis yang jelas, ringkas dan tertulis membantu bisnis apa pun menjaga konsistensi dalam operasi dan membebaskan kepemimpinan dari kebutuhan untuk pengelolaan mikro. Ketika kebijakan bisnis dibuat dan digunakan, terdapat standarisasi bagaimana perusahaan memberikan produk atau layanan kepada konsumen.

Apa Dalam Kebijakan Bisnis?

Kebijakan bisnis adalah seperangkat aturan yang ditentukan oleh pemilik atau pimpinan perusahaan. Beberapa kebijakan ditentukan oleh peraturan, seperti undang-undang privasi federal, sementara yang lain dirancang oleh pimpinan perusahaan untuk memastikan bahwa segala sesuatunya dilakukan dengan standar tertentu. Kebijakan bisnis umumnya ditemukan di manual operasi atau di buku pegangan karyawan. Meskipun bisnis yang berbeda mungkin memiliki kebijakan yang berbeda, setiap kebijakan bisnis memiliki tujuh fitur yang sama. Kebijakan bisnis harus spesifik, jelas, seragam, sesuai, sederhana, inklusif dan stabil.

  • Spesifik : Jika kebijakan tidak spesifik, implementasi menjadi tidak konsisten dan tidak dapat diandalkan. Misalnya, "Karyawan tidak boleh parkir di tempat parkir tamu".

  • Jelas : Kebijakan bisnis tidak memiliki ambiguitas. Itu ditulis dalam bahasa yang mudah dimengerti. Misalnya, "Pelepasan pekerjaan segera adalah hasil dari driver perusahaan yang memiliki dua poin dalam catatan mengemudi mereka."

  • Seragam : Kebijakan harus menjadi standar yang dapat diikuti semua orang dari manajemen puncak hingga pekerja pabrik. Misalnya, "Siapa pun yang memasuki lokasi konstruksi harus selalu mengenakan topi, sepatu, dan kacamata pelindung."

  • Sesuai : Kebijakan bisnis harus relevan dengan tujuan dan kebutuhan organisasi. Misalnya, "Tuduhan diskriminasi dan pelecehan seksual diselidiki dengan tindakan disipliner yang berlaku berdasarkan temuan penyelidikan."

  • Sederhana : Kebijakan harus dipahami oleh semua yang berlaku di dalam bisnis. Misalnya, "Dilarang merokok dalam jarak 100 kaki dari operasi pengelasan yang ditentukan oleh garis lantai kuning yang dicat".

  • Inklusif : Kebijakan bisnis bukanlah sesuatu yang relevan dengan kelompok kecil dalam bisnis, itu harus mencakup cakupan yang luas dan mencakup semua orang. Misalnya, "Pakaian bisnis diperlukan setiap saat di kantor atau pertemuan dengan klien."
  • Stabil : Ini mengacu pada implementasi. Jika terjadi insiden, kebijakan harus stabil sehingga tidak ada keraguan untuk mengikutinya. Misalnya, "Ponsel tidak diizinkan di ruang konferensi."

Kebijakan bisnis bisa fleksibel dalam mengubah parameter dalam bisnis, industri, atau pasar. Menggunakan fitur-fitur ini sebagai panduan untuk membuat kebijakan bisnis membantu para pemimpin bisnis mempertahankan struktur yang kongruen di perusahaan. Menjadi gesit dalam bisnis dan menyesuaikan diri dengan karyawan, konsumen, dan umpan balik pasar adalah hal yang membuat perusahaan besar berhasil.

Pentingnya Rencana Kebijakan Bisnis

Kebijakan bisnis penting dan memengaruhi segalanya mulai dari kewajiban hukum hingga kepuasan karyawan dan citra publik yang positif. Kebijakan memastikan bahwa setiap orang memiliki pandangan yang sama dalam hal ekspektasi terhadap hal-hal tertentu. Sebuah bisnis mungkin memiliki kebijakan yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan. Mungkin ada kebijakan keselamatan, kebijakan perekrutan sumber daya manusia, dan kebijakan anti diskriminasi. Mungkin juga ada kebijakan yang berkaitan dengan kode pakaian karyawan, jadwal makan siang, cuti dan hari libur. Kebijakan lain yang relevan dengan pengalaman pelanggan termasuk menyapa pelanggan, manajemen panggilan telepon dan spesifikasi pengiriman produk.

Semua kebijakan ini menciptakan lingkungan kerja yang positif. Karyawan yang merasa aman di tempat kerja dari cedera atau diskriminasi lebih bahagia dan lebih produktif. Ini adalah aspek penting dari produktivitas yang harus dipertimbangkan oleh setiap pemilik bisnis. Ketika karyawan memiliki arahan khusus tentang kode pakaian, penjadwalan, dan permintaan cuti, itu meratakan lapangan dan melindungi karyawan dari favoritisme. Ini menentukan nada dinamika kantor dan dasar untuk kerja tim. Cukup mengatur jadwal membutuhkan kerja sebagai tim, atau setidaknya mempertimbangkan orang lain di tim.

Dalam hal kebijakan tentang operasi dan pengalaman pelanggan, ini sangat penting untuk operasi yang konsisten dan mampu memecahkan masalah potensial. Jika kebijakannya adalah untuk menindaklanjuti setelah produk dikirim, dan itu tidak terjadi, manajer dapat menargetkan segmen proses tersebut ke pengembalian yang lebih tinggi.

Membangun Budaya Perusahaan

Ketika kebijakan ditata dengan jelas dalam rencana tertulis, ekspektasi ditetapkan. Ini mulai membangun budaya perusahaan tentang apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan bagaimana bertindak. Karyawan yang diberi harapan dalam format yang digariskan dengan jelas, lebih mampu melakukan tugas tersebut dan cenderung lebih jarang menyimpang dari "skrip" dibandingkan karyawan yang bekerja di bisnis yang tidak memiliki kebijakan tertulis dengan jelas.

Tentu saja, kebijakan tidak ada artinya jika manajemen tidak akan menjalankan kebijakan tersebut. Beberapa kebijakan, seperti keselamatan dan diskriminasi, memiliki konsekuensi hukum, dan secara langsung memengaruhi produktivitas dan kepuasan pelanggan. Jika seorang manajer tidak akan meminta karyawannya untuk mematuhi kebijakan peninjauan enam bulan setelah pembelian, maka perusahaan dapat kehilangan bisnis dan manajer akan merasa lebih sulit untuk memulai kebijakan penegakan.

Misalnya, Google memiliki budaya perusahaan yang sangat didorong oleh karyawan, artinya orang tua dapat menyesuaikan jadwal seputar jam penitipan anak; pemilik anjing dapat membawa Fido ke tempat kerja, dan karyawan diizinkan untuk menghabiskan sebagian waktunya untuk proyek pribadi yang ingin mereka kembangkan, tidak hanya pada proyek apa yang ditugaskan. Banyak sekali fleksibilitas yang diuraikan dengan parameter yang sangat jelas oleh perusahaan, sehingga karyawan tahu dimana batasannya. Alhasil, Google menjadi tempat orang-orang senang bekerja, dan kebijakan ini membuat Google menjadi pemimpin global dalam teknologi.

Pelatihan Kebijakan Bisnis Karyawan

Pemimpin bisnis harus melatih karyawan tentang kebijakan bisnis. Setiap karyawan harus menerima buku pegangan karyawan yang menguraikan semua kebijakan dalam satu dokumen sentral. Pembaruan harus disebarluaskan secara tertulis sebagai amandemen buku pegangan. Jika buku pegangan menjadi usang, harus direvisi sehingga perubahan yang baru diterapkan diintegrasikan ke dalam buku pegangan karyawan.

Pengusaha juga harus menjaga agar buku pegangan dapat diakses melalui cloud atau portal online sehingga karyawan dapat mengaksesnya jika ada pertanyaan. Selain itu, dengan menjadikannya online, tidak ada alasan bagi karyawan mana pun untuk mengatakan bahwa mereka tidak tahu.

Tapi ini tidak cukup. Pengusaha harus mengadakan sesi pelatihan untuk meninjau kebijakan utama. Banyak bisnis mengadakan pelatihan inklusivitas, membantu karyawan lebih memahami jenis bahasa atau tindakan apa yang dapat dianggap sebagai pelecehan atau diskriminasi. Jangan berasumsi bahwa karyawan tahu benar dan salah. Latih mereka untuk memahaminya. Ini membantu menjaga bisnis dan karyawan dari masalah hukum.

Hal yang sama juga berlaku dalam hal pengoperasian. Jika Anda membutuhkan karyawan untuk mengikuti skrip tertentu di telepon, tinjau bersama mereka dan permainan peran. Ini juga berlaku untuk interaksi pribadi. Jangan hanya meninjau proses penjualan. Luangkan waktu untuk meninjau masalah layanan pelanggan potensial sehingga karyawan lebih terlatih untuk mengatasi masalah potensial di siang hari. Semakin seorang karyawan dapat menangani masalah pelanggan, semakin sedikit pengalihan rantai komando ke kepemimpinan. Itu membebaskan para pemimpin bisnis untuk fokus pada strategi pertumbuhan dan pengembangan.

Pelanggaran Kebijakan Bisnis

Penting untuk konsisten dengan kebijakan bisnis apa pun. Bahkan sesuatu yang sederhana seperti "setiap pekerja di luar lokasi akan memiliki kemeja terselip di dalamnya" membutuhkan manajemen. Seperti yang telah dibahas, Anda tidak dapat memilih dan memilih kapan akan menerapkan kebijakan. Ini menciptakan kebingungan dan permusuhan di antara karyawan yang tidak tahu versi bos apa yang akan datang pada hari tertentu.

Jika kebijakan bisnis diterapkan dan dikelola secara konsisten, Anda perlu meminta pertanggungjawaban karyawan atas pelanggaran. Harus ada proses atau protokol yang harus diikuti oleh manajemen yang sesuai untuk tindakan tersebut. Ini membantu Anda mendokumentasikan apa yang terjadi dengan karyawan dan menentukan apakah ada karyawan yang perlu dibebaskan.

Misalnya, jika kebijakannya adalah semua pria mengenakan dasi dan semua wanita memakai stoking, proses pelanggaran mungkin berupa peringatan lisan yang diikuti dengan catatan di arsip karyawan. Pelanggaran berulang akan mengakibatkan tindakan disipliner lebih lanjut seperti masa percobaan atau bahkan penangguhan. Di sisi lain, jika kebijakannya adalah bahwa topi keras harus dipakai di situs setiap saat, pelanggaran menjadi masalah keamanan dan memerlukan tindakan segera, termasuk ditulis dan dihapus dari situs.

Kebijakan seputar legalitas seperti pelecehan dan diskriminasi harus melibatkan ahli hukum, penegakan hukum jika perlu dan melakukan investigasi untuk menentukan kebenaran. Individu dapat dipisahkan dan tugas pekerjaan dapat disesuaikan menunggu investigasi tetapi pemecatan jarang sesuai sebelum kesimpulan investigasi.

Pentingnya Kebijakan Bisnis Anda

Kebijakan dan metode penerapan yang Anda pilih sebagai pemimpin bisnis akan secara langsung memengaruhi kinerja karyawan Anda. Beberapa pemimpin bisnis tidak ingin memiliki segalanya dalam format yang kaku sementara yang lain suka menerapkan proses tertentu pada setiap tahap proses operasional perusahaan. Ini adalah keputusan pemilik bisnis.

Ingatlah bahwa beberapa kebijakan dan prosedur dirancang untuk mencegah masalah hukum sementara yang lain dirancang untuk membangun citra, pengalaman, dan budaya perusahaan. Seorang pemimpin bisnis harus menyadari bagaimana kebijakan memengaruhi timnya. Jika aturan berpakaian menjadi masalah bagi sebagian besar karyawan, kebijakan baru seperti kebijakan Jumat santai dapat mengubah dinamika kantor ke arah yang positif. Jika tidak ada kebijakan telepon seluler tetapi karyawan menghabiskan berjam-jam untuk panggilan pribadi, SMS, dan media sosial, maka kebijakan baru dengan pelatihan harus diterapkan dan dikelola untuk meningkatkan produktivitas. Manajer harus secara teratur mengevaluasi kebijakan perusahaan dan efektivitasnya terhadap kesuksesan bisnis.

Membangun Kebijakan Bisnis

Menetapkan kebijakan umumnya dimulai dengan pemilik bisnis atau tim kepemimpinan awalnya menulis buku pegangan karyawan dan rencana bisnis dengan misi dan visi. Tim harus mempertimbangkan apa saja kebijakan standar yang diatur oleh peraturan federal dan negara bagian. Beberapa kebijakan yang diatur termasuk kebijakan privasi, aturan anti-diskriminasi, upah lembur dan liburan dan bahkan program perawatan kesehatan.

Sebagian besar bisnis akan menemukan aturan yang diatur ini serupa di antara banyak perusahaan meskipun beberapa perusahaan memutuskan untuk melampaui kebijakan yang disyaratkan. Lalu ada operasi dan kebijakan budaya. Ini termasuk citra yang diinginkan para pemimpin untuk dimiliki perusahaan dan budaya internal perusahaan yang sedang mereka bangun. Segala sesuatu mulai dari kode berpakaian hingga merokok di tempat kerja dapat ditentukan oleh kebijakan bisnis.

Setelah kebijakan utama dibuat, para pemimpin bisnis harus terus memantau bagaimana karyawan dan pelanggan menanggapi kebijakan tersebut. Jika suatu kebijakan berdampak negatif pada produktivitas perusahaan secara keseluruhan, umpan balik harus dicari dan penyesuaian harus dipertimbangkan. Setiap pemimpin bisnis pasti memiliki ini sebagai kebijakannya sendiri untuk sukses. Bisnis adalah entitas yang berubah-ubah yang selalu berubah. Menjadi terlalu kaku dapat mengakibatkan kinerja negatif dan hasil negatif. Pemecahan masalah produksi terkadang dimulai dengan pemecahan masalah kebijakan bisnis.