Apa Arti RFP dalam Bisnis?

Ketika sebuah bisnis membutuhkan keterampilan atau peralatan tertentu, tetapi tidak dapat memenuhi kebutuhan ini secara internal, Permintaan Proposal dapat dikeluarkan. RFP membantu bisnis berkomunikasi satu sama lain dan mempromosikan persaingan yang sehat. Bergantung pada jumlah tawaran yang ingin diterima bisnis, RFP dapat dikirim ke beberapa bisnis atau mungkin terbuka untuk umum agar bisnis apa pun dapat mengajukan tawaran.

Proposal permintaan

Bisnis dan lembaga pemerintah mengeluarkan Permintaan Proposal saat membutuhkan layanan atau peralatan dari bisnis lain. Diterbitkan di jurnal perdagangan, surat kabar, atau database online, RFP juga dapat dikirim langsung ke bisnis, konsultan, atau organisasi nirlaba yang dianggap mampu menyediakan layanan atau peralatan khusus yang terdaftar berdasarkan hubungan kerja atau reputasi sebelumnya dalam suatu industri.

Komponen RFP

Permintaan Proposal harus secara jelas menguraikan layanan atau peralatan yang dibutuhkan, seperti penyelesaian proyek atau pemenuhan sejumlah bahan atau peralatan tertentu. RFP harus mencakup cakupan proyek, kiriman, anggaran dan semua pencapaian dan tenggat waktu. Jika meminta bahan atau peralatan, RFP harus menyediakan, selain jumlah total, anggaran dan tanggal pengiriman. RFP juga harus memasukkan tenggat waktu untuk pengajuan proposal dan permintaan materi seperti resume, perkiraan anggaran atau daftar keterampilan dan keahlian yang berlaku. Sertakan informasi kontak bisnis jika penawar memiliki pertanyaan tambahan.

Proses Penawaran

Proses penawaran dimulai ketika RFP dirilis untuk dilihat publik. Perusahaan dan kontraktor yang tertarik untuk memenuhi RFP harus menyerahkan semua informasi yang diminta sebelum tenggat waktu. Setelah tenggat waktu berlalu, proposal menjalani proses peninjauan untuk menemukan kandidat yang paling sesuai untuk proyek tersebut. Bisnis menghubungi penawar yang menang untuk mulai mengerjakan proyek.

Daftar Penawaran

Bisnis dapat membuat daftar penawaran, yang mencakup kontraktor independen dan bisnis lain dengan keahlian atau pengalaman industri yang diperlukan untuk mengerjakan proyek perusahaan. Bisnis dapat menerima permintaan untuk bergabung dengan daftar penawaran dari bisnis atau individu lain atau bisnis dapat mengundang orang lain untuk bergabung. Untuk mempertahankan daftar yang dapat dikelola, perusahaan dan kontraktor mungkin harus bergabung kembali dengan daftar setiap beberapa tahun dengan mengirimkan permintaan baru atau mungkin harus memperbarui profil perusahaan mereka untuk membenarkan tempat di daftar.

Menanggapi RFP

Saat menanggapi RFP, pastikan untuk menjawab semua pertanyaan dan bahan suplai yang diminta seperti resume, referensi, testimonial pelanggan, daftar keahlian dan pengalaman khusus, jumlah karyawan dan item lain untuk memastikan Anda memenuhi syarat untuk tinjauan tawaran. Misalnya, jika RFP menyertakan batas halaman maksimum, tetaplah dalam batas itu. Selain itu, pastikan Anda memenuhi semua tenggat waktu RFP, karena sebagian besar bisnis tidak akan menerima tawaran yang diajukan setelah tanggal jatuh tempo. Siapkan proposal Anda secara profesional dan gunakan bahasa yang sesuai untuk industri tempat Anda bekerja.