Tugas Resepsionis Meja Depan

Mempekerjakan resepsionis meja depan untuk menjadi wajah perusahaan Anda dimulai dengan deskripsi pekerjaan yang disusun dengan baik yang menguraikan tugas dari posisi tersebut. Sertakan dalam deskripsi pekerjaan tanggung jawab khas yang diperlukan dari resepsionis, tetapi jangan ragu untuk menambahkan tugas yang khusus untuk bisnis Anda, seperti menangani penyelesaian dokumen pengantar ketika klien baru pertama kali tiba. Selama deskripsi pekerjaan jelas di awal dan mengaitkan tugas dengan gaji yang adil, itu dapat membantu Anda menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Salam Pengunjung Bisnis

Salah satu tugas dasar resepsionis meja depan adalah menyambut pengunjung. Resepsionis adalah yang pertama, dan terkadang satu-satunya, pengunjung toko atau kantor Anda yang mungkin bertemu. Meskipun ini adalah peran level awal, resepsionis yang sukses harus menjadi komunikator yang baik dan administrator yang kuat, berinteraksi dengan nyaman dengan individu dari semua tingkat kepercayaan dan profesional.

Ketika tamu datang, resepsionis resepsionis harus menyambut mereka dengan hangat, kadang-kadang mengambil mantel mereka, memberikan minuman dan menjawab pertanyaan dasar tentang bisnis, seperti jam operasional. Resepsionis harus membuat cukup pengetahuan untuk memberikan penjelasan singkat tentang produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan Anda.

Menjawab Panggilan Masuk

Selain salam secara langsung, resepsionis meja depan bertanggung jawab untuk menjawab semua panggilan masuk. Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, resepsionis harus berpengalaman dalam sistem telepon Anda untuk menyelesaikan tugas ini. Menyaring panggilan sesuai permintaan, resepsionis merutekan panggilan ke penerima yang tepat, menerima dan menyampaikan pesan sesuai kebutuhan.

Mendistribusikan Surat Masuk

Di beberapa perusahaan, resepsionis bertugas mengawasi distribusi surat masuk dan keluar. Saat surat masuk, resepsionis akan menyortirnya, menghapus surat sampah dan mengidentifikasi bagian dengan prioritas tertinggi. Surat didistribusikan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Resepsionis meja depan dapat mengirimkan setiap bagian surat secara langsung kepada penerima atau menempatkan paket di slot surat antar kantor yang sesuai. Resepsionis juga menandatangani paket prioritas atau bermalam saat mereka tiba.

Mempersiapkan Surat Keluar

Setiap hari, resepsionis menyiapkan surat keluar untuk diambil oleh layanan pos atau kurir semalam. Jika seseorang atau bisnis membutuhkan dokumen dengan terburu-buru, resepsionis menghubungi layanan kurir dan memberikan semua instruksi yang diperlukan.

Tugas Administratif dan Klerikal

Resepsionis meja depan juga dapat melakukan berbagai tugas administrasi, termasuk menyusun korespondensi, menyiapkan spreadsheet keuangan, dan membuat presentasi. Mengelola kalender anggota tim senior dan membuat pengaturan perjalanan bisnis mungkin juga termasuk dalam lingkup resepsionis meja depan dalam bisnis skala kecil atau menengah. Resepsionis meja depan juga kadang-kadang ditugaskan untuk memesan perlengkapan kantor, mengajukan dokumen, membuat fotokopi, dan mengirim dan menerima faks. Dalam beberapa kasus, orang yang duduk di depan mungkin juga melakukan tugas pembukuan yang ringan.