Pentingnya Komunikasi Tertulis dalam Bisnis

Pemimpin bisnis yang sukses adalah komunikator ulung, baik dalam bentuk lisan maupun tertulis. Era digital telah mengubah cara bisnis berkomunikasi dengan konsumen, vendor, dan mitra. Komunikasi bisnis tertulis harus profesional, jelas dan ringkas. Jangan menjadi korban komunikasi tertulis yang buruk, sebelum Anda menyadari betapa pentingnya komunikasi tertulis untuk bisnis Anda.

Membuat Rekaman Permanen

Segala bentuk komunikasi tertulis menjadi catatan permanen tentang ide, insiden, proposal, dan fakta lainnya . Catatan membantu pemilik bisnis mengakses informasi dengan cepat, terutama jika ditulis dalam media digital. Komunikasi tertulis juga digunakan dalam proses hukum, dan dapat menjadi satu-satunya pembelaan atas tindakan hukum yang merugikan yang diambil terhadap perusahaan. Misalnya, seorang mantan karyawan dapat mengatakan bahwa tidak ada alasan untuk pemecatannya dan dia mungkin akan menuntut Anda. Jika karyawannya mengajukan keluhan yang terdokumentasi dengan jelas dan pelanggaran kode etik selama masa kerjanya, Anda dapat menunjukkan penyebabnya.

Mendefinisikan Merek

Komunikasi tertulis adalah bagian dari merek Anda. Secara umum, sebagian besar surat harus memiliki nada profesional, serta kemampuan bahasa Inggris dan tata bahasa yang tepat. Tanpa ini, pembaca mungkin mengira bahwa perusahaan dipenuhi oleh orang-orang yang buta huruf, yang tidak dapat melakukan pekerjaan dengan baik. Lagi pula, dengan semua bantuan yang ditawarkan program komputer dalam hal ejaan, tata bahasa, dan gaya, tidak ada alasan bagi seorang penulis untuk tidak profesional dalam komunikasi.

Meskipun sebagian besar komunikasi harus bernada profesional , format tertulis tertentu seperti media sosial dan email, memungkinkan Anda menambahkan beberapa kepribadian perusahaan ke merek Anda. Ini penting dalam mengembangkan dan membangun merek Anda. Misalnya, Milenial memiliki bahasa gaul mereka sendiri, dan cara mereka membuat postingan serta menanggapi email dapat bermanfaat bagi perusahaan jika mereka menggunakan bahasa gaul untuk grup target ini. Jangan terbawa suasana, minimalkan bahasa gaul. Bahasa gaul ada di sana untuk berhubungan dengan grup. Menggunakan terlalu banyak bahasa gaul, bagaimanapun, dapat mengurangi pesan Anda.

Menjalin Hubungan Loyalitas

Komunikasi adalah tentang membangun hubungan dengan menyampaikan pesan . Pesan yang jelas membantu membangun kepercayaan dan integritas antara penulis dan pembaca. Komunikasi yang ditulis dengan baik membantu menentukan tujuan, mengidentifikasi masalah dan sampai pada solusi. Ini penting dalam setiap aspek bisnis. Eksekutif harus menulis memo dengan jelas sehingga staf memahami arahan tanpa kebingungan. Perwakilan penjualan harus menjelaskan fitur dan manfaat dengan cara yang menggairahkan prospek. Manajer sumber daya manusia harus secara obyektif mencatat setiap insiden dan membuat laporan.

Menawarkan Kemudahan Distribusi

Ketika Anda perlu menyebarkan informasi ke banyak orang, komunikasi tertulis sangat efisien . Ini bisa berupa memo perusahaan yang menguraikan kebijakan atau proses baru yang perlu diketahui dan dipatuhi semua orang. Penggunaan metode distribusi digital membuat proses menjadi lebih cepat sehingga implementasi dapat dimulai lebih cepat.