Keuntungan & Kerugian Penggunaan Email sebagai Alat Komunikasi Bisnis

Email adalah bentuk komunikasi bisnis instan dan sulit membayangkan tempat kerja yang tidak mengandalkan email untuk sebagian besar komunikasi internal dan eksternal. Ada banyak keuntungan dari komunikasi email, termasuk cepat dan dapat diandalkan. Namun email memiliki beberapa kelemahan bersama dengan manfaatnya yang terkadang menjadikannya cara yang menantang untuk mengirim informasi.

Keuntungan: Komunikasi Klien Cepat

Saat Anda perlu menyampaikan pesan penting kepada klien atau rekan bisnis yang berada ribuan mil jauhnya, salah satu cara tercepat untuk melakukannya adalah melalui email. Keuntungan yang dimiliki email dibandingkan telepon dalam kecepatan komunikasi adalah Anda dapat mengirim lampiran dengan email yang berisi dokumen penting atau bahkan presentasi untuk mengklarifikasi pesan Anda. Secara umum, panggilan telepon memakan waktu lebih lama, karena Anda harus menghubungi orang yang tepat dan menangkapnya ketika mereka bisa berbicara. Sebuah email, di sisi lain, dapat dikirim dengan cepat dan menunggu mereka ketika mereka siap untuk meninjaunya.

Keuntungan: Ketersediaan dan Portabilitas

Meningkatnya penggunaan email telah mengakibatkan para pebisnis menerima ratusan email setiap hari. Namun, ribuan pesan email dapat diarsipkan ke dalam folder di komputer Anda atau perangkat komunikasi genggam seperti ponsel untuk diambil kembali saat Anda membutuhkannya. Kenyamanan email mencegah Anda dari keharusan menyimpan folder file yang berisi kertas. Itu juga membuat korespondensi penting Anda mudah dibawa-bawa tanpa harus membawa-bawa folder file yang berat.

Keuntungan: Mengurangi Biaya Pengiriman dan Pengiriman

Selain biaya koneksi internet Anda, email gratis. Salah satu manfaat komunikasi email adalah Anda dapat mengirim pesan, file, video, dokumen, dan presentasi sebanyak yang Anda inginkan tanpa harus membayar apa pun. Ini secara signifikan mengurangi biaya pengiriman dan perangko perusahaan Anda serta waktu - dan biaya waktu itu - Anda atau rekan kerja menghabiskan dokumen pengemasan untuk dikirimkan, menanganinya dan mengirimkannya melalui pos.

Kerugian: Kerentanan terhadap Kerugian

Diperlukan upaya manual dari seseorang untuk mengakses semua dokumen penting Anda yang dicetak dan memusnahkannya. Tapi semua email dan informasi penting Anda bisa hilang dengan crash hard drive sederhana. Jika Anda menyimpan informasi email Anda di server lain, maka Anda bisa kehilangan data Anda jika situs itu turun atau gulung tikar. Pastikan untuk menggunakan metode cadangan untuk email penting yang ingin Anda simpan meskipun untuk sementara waktu, seperti menyalinnya secara teratur ke flash drive.

Kerugian: Dapat Diakses oleh Orang Lain

Ketika seseorang memberi Anda surat bisnis, Anda adalah satu-satunya orang yang menerima surat itu. Jangan pernah menganggap email Anda bersifat pribadi. Karena email dikirim melalui jaringan, mungkin saja orang lain dapat mengaksesnya atau menerimanya secara tidak sengaja. Sebuah email dapat disadap oleh peretas atau masuk ke alamat email yang salah dan berakhir di kotak masuk orang lain. Oleh karena itu, berhati-hatilah dengan informasi apa yang Anda kirimkan melalui email. Jika informasi pribadi yang Anda tidak ingin dilihat orang lain, email mungkin bukan metode komunikasi terbaik untuk digunakan. Informasi dan pesan sensitif Anda sangat mudah diakses oleh peretas dan bahkan penerima yang tidak menaruh curiga saat Anda menggunakan email.

Kerugian: Sulit Menafsirkan Emosi

Kekurangan email adalah orang cenderung memperlakukannya seperti percakapan karena email bisa terjadi begitu cepat. Mereka mulai menggunakan istilah gaul dan mencoba melakukan percakapan melalui email. Namun, karena penerima email tidak dapat melihat satu sama lain, email tersebut tidak memiliki nada suara atau emosi yang dapat membantu interpretasi yang tepat. Hal ini dapat dan memang menyebabkan salah tafsir atas emosi di balik email, yang menyebabkan perasaan sakit hati, kemarahan, kebencian, dan banyak lagi emosi lainnya. Merupakan ide yang baik untuk membaca ulang email Anda sebelum mengirimnya dan mencari kata-kata yang dapat dianggap negatif.